Что должен уметь проджект-менеджер, за которого дерутся агентства и заказчики

Что делать, если клиент хочет организовать спецпроект за 3 дня и оставляет правки на свои же правки, а сотрудники бегают с горящей клавиатурой и ничего не успевают? Вам срочно нужна помощь сверхчеловека.

Этот сверхчеловек — проджект-менеджер. Именно он координирует работу команды, отстаивает интересы своего агентства перед заказчиком, а интересы заказчика — перед агентством. И счёт на оплату выставит, и встречу организует, и общение наладит. Настоящий многорукий Шива!

В статье ниже рассказываем, чем занимаются проджект-менеджеры в больших агентствах (на примере контент-бюро «Ишь, Миш!» с 8-летним опытом в контент-маркетинге). Заодно упоминаем софт-скиллы, которыми должен владеть проджект, чтобы и агентство, и заказчик оставались от него без ума.

Чем занимается проджект-менеджер

Сначала оговорка: рабочие задачи проджектов — это не константа. Они меняются в зависимости от специфики и требований разных компаний, но глобально заключаются в этом.

Планирование работы команды

В руках проджект-менеджера находятся копирайтеры, дизайнеры, таргетологи, контент-продюсеры и все-все-все. Обычно коллеги работают через сервисы постановки задач вроде Bitrix, Trello или Notion. Соответственно, проджект должен:

• подробно сформулировать каждую задачу;
• создать цепочку задач на неделю/месяц вперёд для каждого сотрудника;
• приложить необходимые материалы;
• связать задачи между всеми членами команды.

Эта обязанность чем-то похожа на работу футбольного тренера из духоподъёмных фильмов: рисовать красивые схемы и графики, чтобы каждый игрок знал, когда ему вступать, а когда — передавать пас другому. При идеальном раскладе в конце команда побеждает (то есть укладывается в дедлайн).

Надзор за подготовкой контента

«Доверяй, но проверяй»: следуя этому принципу, проджект-менеджер не может просто раскидать задачи и ждать, пока коллеги безупречно всё выполнят. Периодически нужно бить в колокол, сверять статусы и вежливо писать, например, дизайнерам: «Ку-ку. Ты помнишь об этой задаче, у которой срок через неделю?».

Готовый результат тоже стоит финально отсматривать перед отправкой клиенту. Соответствуют ли тексты выбранному tone of voice? Решает ли контент поставленные клиентом задачи?

Согласование контента с заказчиком

Контент готов, собран, теперь его следует красиво упаковать и презентовать. Проджект-менеджер не может просто швырнуть в заказчика ссылками и сказать «на, держи» — надо объяснить, что команда сделала и почему приняла те или иные решения.

Правильно написанное сопроводительное письмо, пусть даже и на один абзац, избавит клиентов от забот и необходимости писать десяток сопровождающих вопросов. Да и проджектам так проще — вся информация ещё раз структурирована и разложена по полочкам.

Если следом появятся правки, их нужно отфильтровать, оценить объективность, корректно передать команде и проследить за выполнением. Обратную связь и пожелания клиентов проджекты запоминают, держат в уме и сверяются с ними в дальнейшей работе.

Встречи с заказчиками

Делятся на два типа.

Регулярные — например, защита контент-планов, бюджетов, отчётов. Проджект-менеджер собирает команду, назначает время созвона с заказчиком, держит вступительное слово и следит за тем, чтобы участники не сбивались с повестки. Проще говоря, модерирует созвон.

Экстренные — когда произошло что-то внезапное. Например, заказчик предлагает срочно подключиться к спецпроекту, хочет изменить стратегию на 180° или недоволен работой. В этом случае проджект делает то же самое + выступает в роли переговорщика.

После любых встреч у проджекта появляются дополнительные обязанности: написать фоллоу-ап, зафиксировать договорённости и поставить новые задачи, если в них появилась нужда.

Встречи с командой

Вы не поверите, но делятся на два типа.

Регулярные — репетиция всего того, о чём мы сказали в предыдущем пункте.

Экстренные — попытка разобраться во внеплановой ситуации так, чтобы до созвона с заказчиком даже не дошло.

«Бумажные» вопросы

В «Ишь, Миш!» на проджект-менеджерах лежит контроль за оплатой счетов, согласованием и подписанием документов.

Хэппинесс-менеджмент

Катя Шабловская Проджект-менеджер в контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Мы очень много слушаем и задаём вопросы. Это касается и команды, и клиентов. Очень важно вовремя обнаружить „поломку“ и предпринять действия, чтобы на проекте снова царил мир и порядок.

В больших IT-компаниях есть отдельная должность „менеджер по счастью“, а у нас эту обязанность косвенно выполняют проджекты. Они следят за индексом удовлетворённости, принимают исповеди и тушат пожары коллег, если те внезапно решили сгореть на работе».

Идеальный проджект-менеджер — какой он?

В команде бюро «Ишь, Миш!» работают три проджекта во главе с директором по клиентам, закаленные опытом и фразами «мы рассогласовали всё, что согласовали — переделайте к утру». Вот каким принципам они следуют.

Планирование

Катя Шабловская Проджект-менеджер в контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Однажды в ноябре, когда бюро уже было в предновогодней агонии, клиент попросил нас подготовить 170 дополнительных постов. Это был важный конкурс — работу каждого участника решили освещать отдельно. Отдельными постами. Карусели нельзя:)

К счастью, мои девочки в команде отнеслись с пониманием. Я бесконечно сверяла списки: кого уже опубликовали, у кого запросили разрешение, чьи работы готовим следующими. Комьюнити-менеджер связывался с участниками, копирайтер написал универсальную подводку, дизайнер быстро делал уникальные обложки, а контент-продюсер выкладывал посты в определённое время, чтобы нас не заблокировали за спам:)

В какой-то момент я думала, что мы сойдём с ума, но мы выжили. Когда Женя подготовила последнюю обложку, все аплодировали».

Уважение

Катя Шабловская Проджект-менеджер в контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Я пришла в бюро на место другого отличного проджект-менеджера, поэтому один заказчик очень холодно отнёсся к замене. Первые несколько месяцев он испытывал меня на прочность.

Помогло понаблюдать за ситуацией: я поняла, что за сложностями в общении стоит личный страх заказчика, что всё пойдёт не так и работа сломается. Поэтому я начала давать ещё более тщательную обратную связь и комментировала каждое действие: получила ваше письмо, взяла задачу в работу, контент-план будет сдан вовремя… Это помогло снять напряжение, и после этого мы начали работать спокойно».

Стрессоустойчивость

Екатерина Камерер Директор по клиентам в контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Вспоминаю „чудесную“ внезапную блокировку сервисов Meta*, когда нам экстренно надо было решать, на какие площадки переходить брендам. Новые объёмы работ, новые бюджеты, новые рекламные кампании… Я не стала паниковать, а создала огромную таблицу со всеми проектами, где собрала и проанализировала информацию о других соцсетях. Это помогло нам с заказчиками понять, куда будет оптимальнее перебросить ресурсы.

В итоге мы всё оперативно переиграли, выслали предложения и успешно их согласовали. Спустя несколько недель вовсю общались с подписчиками на других площадках».

Командная работа

Абсолютно все сотрудники Контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Если бы не проджекты, мы сгорели бы в пучине хаоса».

Как вообще на рынке находятся компетентные проджект-менеджеры, которые действительно умеют ВСЁ вышеперечисленное и в хард-, и в софт-скиллах? Честно — не знаем. Но для работы «Ишь, Миш!» мы старательно выбрали троих лучших, не оставляя шансов другим агентствам.

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы узнать больше о принципах работы и почитать другие статьи о команде бюро. Или заходите на ishmish.ru, заполняйте бриф и смотрите, как проджект-менеджеры резво подхватят работу над вашим проектом.

*Соцсети Instagram и Facebook запрещены в РФ; они принадлежат корпорации Meta, которая признана в РФ экстремистской.