Интранет: как повысить эффективность целой компании с помощью одного инструмента
Изучаем плюсы и минусы интранет-портала для бизнеса.
Сообщения и файлы теряются, новые сотрудники постоянно надоедают «старичкам» с вопросами, а документооборот превращается в испытание? Значит, ваша компания выросла. Пора менять процессы.
Пока одни не понимают, как это сделать, другие поступают мудрее и внедряют интранет. На примере корпоративного интранет-портала Битрикс24 разберём, как это работает.
Интранет-портал организации, что это?
Интранет-портал организации — это закрытая внутренняя сеть, доступная только сотрудникам компании.
Intranet-портал — это интернет «для своих». Его использование ограничено: никакого прожигания времени в соцсетях или на маркетплейсах в рабочие часы.
Он нужен для обмена информацией, ресурсами и инструментами работы внутри организации. Интранет позволяет сотрудникам иметь доступ ко всем нужным для работы данным и не выходить в обычную сеть.
Зачем организациям нужен корпоративный интранет
Вот несколько ключевых причин, почему организации внедряют корпоративный интранет:
Обмен информацией. Благодаря интранету не нужно долго искать новости компании или пытаться поднять из далеких архивов нужный регламент. Все обновления, документы, полезные ресурсы и другая «внутрянка» всегда под рукой.
Хранение данных. Интранет часто используется для создания базы знаний, где сотрудники могут найти полезные ресурсы, обучающие материалы, шаблоны документов.
Быстрое общение. Intranet портал — это ещё и средство коммуникации между различными отделами и сотрудниками. Повышает эффективность команды, даже если коллеги работают на разных площадках или живут в разных часовых поясах.
Безопасность. Доступ в интранет есть только у сотрудников. Это помогает защищать конфиденциальные данные компании. Или быстро найти источник утечки.
Вовлечение сотрудников. Интранет становится чем-то вроде социальной сети. Например, в общей ленте интранета руководитель может публично поблагодарить команду за перевыполненный план продаж — и это увидит вся компания.
Преимущества Интранета
У интранета есть несколько преимуществ, которые делают его ценным инструментом для многих компаний.
Всё в одном месте. Представьте, что у вас есть магический шкаф, в котором хранится всё: документы, планы, обсуждения. Интранет — это ваш цифровой шкаф. Вам не нужно переключаться между кучей программ и вкладок. Всё, что нужно для работы, находится в одном месте.
Общение без границ. Неважно, где вы находитесь: дома, на работе или на другом конце света. Интранет позволяет общаться с коллегами, как будто вы сидите в одном офисе. Это социальная сеть для вашей команды, где можно обсуждать проекты, делиться новостями и достижениями.
Прощай, хаос. Интранет помогает навести порядок в ваших задачах и проектах. Вы легко можете отслеживать, кто, что и когда должен сделать, а также видеть общий прогресс. Это как иметь личного помощника, который всегда помнит и напоминает о важном.
Документы под контролем. Можно забыть о потерянных файлах и пяти версиях одного документа. В интранете все документы хранятся в облаке, и у вас всегда будет доступ к последней версии. К тому же вы можете работать над документами вместе с коллегами в реальном времени.
Интранет-портал: цель и функции
Основная задача корпоративного сайта — помочь сотрудникам лучше общаться друг с другом, легче находить нужную информацию, управлять знаниями и работать продуктивнее.
Функции интранета.
-
Единое онлайн-пространство. Предоставление централизованного доступа к информации, документам, ресурсам, новостям и полезным ссылкам.
-
Управление документами. Хранение, организация и обмен документами с возможностью управления версиями документов и ограничением доступа.
-
Совместная работа и проекты. Предоставление инструментов для работы над проектами, обмена идеями, создания задач и ведения обсуждений.
-
Коммуникационные инструменты. Форумы, блоги, чаты, новостные ленты, уведомления и другие средства для общения и информирования.
-
Аналитика и отчётность. Возможность анализа статистики по использованию портала, отчёты о деятельности.
Какие возможности предоставляет интранет-портал для сотрудников
Чтобы оценить, как интранет облегчает работу сотрудника и освобождает от дополнительной нагрузки руководителя, представим типичный день в компании, которая пользуется корпоративной сетью Битрикс24.
Утро. Менеджер по продажам Пётр приступает к работе и заходит в интранет. Первым делом он проверяет новостную ленту, где отслеживает новости, объявления и события компании. Он также просматривает свой профиль, где отмечены задачи и напоминания на сегодня. Вдруг есть что-то срочное от руководителя?
Далее Пётр прямо из ленты новостей заводит бизнес-процесс на оплату важного счёта, который сразу попадает на его руководителя и далее — на финансового директора и бухгалтерию. Когда бизнес-процесс завершится, Петру придёт отбивка об успешной оплате счёта.
Петр заглядывает во встроенный календарь в интранете, чтобы увидеть расписание совещаний и встреч. Он в один клик заходит на звонок с коллегой прямо из встречи, записывает важные нюансы разговора прямо в чате конференции и совместно с коллегами редактирует документ, который сохранится на внутреннем диске компании.
После этого Пётр садится за задачи. Он открывает в интранете раздел проектов, где обновляет статусы, общается с нужными коллегами и обзванивает клиентов благодаря встроенной CRM.
Вечером он готовит отчёт и обновляет данные в тематической группе команды проекта.
Так интранет становится неотъемлемой частью рабочего дня, делая работу более эффективной и ускоряя бизнес-процессы.
Интранет Битрикс24
Интранет-портал от Битрикс24 представляет собой единое информационное пространство для сотрудников организации. Он обеспечивает:
-
прозрачную коммуникацию и обратную связь;
-
удобный поиск информации;
-
автоматизацию HR-процессов;
-
единую точку доступа к сервисам компании.
Интранет Битрикс24 предоставляет разнообразные функциональные возможности для организации внутренней работы компании.
Коммуникация и обмен информацией:
-
чаты, обсуждения и комментарии для решения вопросов и обмена идеями;
-
рабочие группы для организации общения и обмена опытом между сотрудниками;
-
отслеживание новостей и обновлений внутри компании.
Управление задачами и проектами:
-
создание задач, назначение ответственных, контроль выполнения;
-
организация проектов, распределение поручений и сроков.
Диск для документов и совместная работа:
-
хранение документов и файлов в общем доступе;
-
редактирование документов в реальном совместно с коллегами.
Календарь и планирование:
-
единый календарь компании для планирования событий, встреч и задач;
-
возможность смотреть загруженность коллег, планировать личное расписание и встречи с командой и смежными департаментами.
Удобный процесс обучения:
-
создание обучающих материалов, тренингов и руководств для сотрудников и размещение их внутри корпоративного портала;
-
формирование базы знаний о внутренних процессах и полезных материалах для адаптации новичков и обмена опытом.
Аналитика и отчётность:
-
просмотр статистики по использованию интранета и деятельности сотрудников;
-
отчёты для анализа работы и оптимизации процессов в компании.
Эти функциональные возможности помогают сотрудникам эффективно общаться, управлять проектами, обмениваться информацией и ресурсами, что способствует повышению производительности и успешной совместной работе внутри организации.
Как использовать Интранет Битрикс24 для повышения эффективности бизнеса
Использование интранета Битрикс24 для повышения эффективности бизнеса предполагает ряд стратегических подходов:
Улучшение внутренней коммуникации. Используйте чаты, ленту новостей, рабочие группы и другие инструменты для улучшения общения между сотрудниками. Эффективная коммуникация способствует оперативному решению вопросов и повышению производительности.
Управление проектами. Интегрируйте управление задачами и проектами в интранете для бизнес-автоматизации и увеличения продуктивности команд. Сотрудники смогут легче управлять своими задачами и отслеживать прогресс работ.
Обмен информацией и документами. Создайте единое хранилище документов и ресурсов, чтобы сотрудники могли быстро находить необходимую информацию. Это сэкономит время и упростит доступ к ключевым материалам.
Совместная работа над документами. Используйте функции редактирования файлов в реальном времени для совместной работы над проектами. Это ускорит процессы принятия решений и улучшит результаты работы.
Обучение и развитие сотрудников. Создавайте обучающие материалы и базу знаний для сотрудников. Это поможет улучшить их квалификацию и повысить профессиональный рост внутри компании.
Мониторинг и аналитика. Используйте возможности отчётности и аналитики интранета для мониторинга активности сотрудников и оценки эффективности процессов. Это позволит выявить узкие места и оптимизировать рабочие процессы.
Использование интранета Битрикс24 для этих целей позволит улучшить внутренние процессы, увеличить эффективность командной работы и обеспечить более эффективное управление информацией внутри компании.
Кейс-стади: пример успешного внедрения Битрикс24
Для федерального автодилера «РОЛЬФ» портал стал не просто средством создания единого информационного поля для сотрудников, но и инструментом управления входящими коммуникациями с клиентами.
С развитием компании росла и нагрузка на сотрудников, что оказывало влияние на многие существующие бизнес-процессы. Инструменты, работавшие на начальном этапе, перестали справляться с новыми задачами.
Одна из ключевых проблем была связана с обработкой выросшей активности пользователей в чатах и мессенджерах (в том числе из-за пандемии). Процесс обработки активности нужно было усовершенствовать для эффективной работы контакт-центра, где заявки распределялись по множеству неинтегрированных систем и мессенджеров.
Решение было найдено в создании единой платформы, способной упорядочить данные и оптимизировать работу сотрудников контакт-центра. Выбор был сделан в пользу решения «Битрикс24 Энтерпрайз».
Результаты проекта
У сотрудников контакт-центра появился месседж-хаб, куда собираются все заявки, которые клиенты оставляют:
-
на сайте или в мобильном приложении «Рольф» через форму обратной связи;
-
в мессенджерах и по электронной почте;
-
по единому телефонному номеру.
В итоге «Рольф» получил эффективный инструмент на базе платформы Битрикс24, который позволил оцифровать и оптимизировать процессы коммуникации с клиентами и ускорить взаимодействие с ними средствами омниканальной коммуникации контакт-центра с системой «умных очередей».
Интересные цифры и факты проекта:
-
в системе более 16 000 чатов с клиентами;
-
ежедневно в месседж-хаб поступает от 120 обращений;
-
15 минут в среднем занимает обработка заявки.
Внедрение Битрикс24 в компании привело к существенной оптимизации внутренних процессов, улучшению взаимодействия между подразделениями и улучшению качества сервиса.
Плюсы и минусы внедрения интранета
Один из ключевых положительных аспектов внутренней социальной сети — упрощённое общение между сотрудниками. Интранет, успешно внедрённый в рабочую среду, может стать платформой, где коллеги обмениваются опытом, шутят, создают локальные мемы, флэшмобы и собственные традиции.
Например, можно организовать общий сбор для подарка коллеге, который недавно стал отцом, а также оставить открытый пост благодарности сотруднику, который с помощью смекалки и опыта оперативно подключился к рабочему процессу и таким образом спас проект. Это позволяет сотрудникам почувствовать свою важность.
Кроме того, интранет способствует укреплению связей между различными отделами. Если раньше разработчики и дизайнеры взаимодействовали через руководство, теперь они могут общаться напрямую, что способствует более быстрому решению многих вопросов.
Но есть и минусы. В коллективе, в котором все дружат, может быть труднее фокусироваться на рабочих задачах. Бесконечные разговоры у кулера или на обеде перетекут в онлайн и будут отнимать рабочие часы.
Чтобы такого не случилось, ответственным за внедрение интранета надо сразу обозначить коллегам, зачем компании это нововведение. Оно не для флуда, а для повышения эффективности. Для развлечений и болталок можно создать отдельные чаты, которые не будут мешать работе.
Что в итоге
Использовать интранет, чтобы лучше управлять всей компанией, — важная стратегия в бизнесе сегодня. Когда все могут легко получить доступ к информации, общаться друг с другом и работать вместе над задачами, компания работает успешнее.
Интранет-порталы предоставляют комплексные инструменты для оптимизации бизнес-процессов: от управления задачами до обмена информацией и обучения сотрудников.
Этот подход не только способствует увеличению эффективности внутренних коммуникаций и оперативности в принятии решений, но и поддерживает создание гибкой, адаптивной и проактивной рабочей среды.
Если использовать интранет правильно, это поможет компании работать лучше, сотрудники будут больше вовлечены в работу, процессы в компании будут налажены, и в итоге это поможет достигать важных целей. Интранет становится важной частью бизнеса, помогает быть на шаг впереди конкурентов и удерживать позиции на рынке.
Битрикс24 — это не только интранет. Используя только один Битрикс24, вы получаете десятки важных инструментов для работы компании:
- интранет-портал;
- HR-портал для управления кадрами;
- проектный офис;
- базы знаний;
- автоматизация рутинных процессов;
- CRM для продаж и работы с клиентами;
- социальная сеть компании;
- корпоративный мессенджер;
- видеоконференции;
- возможность настроить интеграцию и управление сайтами и интернет-магазинами.
Битрикс24 без труда совмещается с множеством других инструментов и приложений, используемых в вашем бизнесе, обеспечивая стабильную работу даже при активном использовании тысячами сотрудников одновременно.
Для получения дополнительной информации о передовых автоматизационных решениях и индивидуальном предложении для вашей организации просто перейдите по ссылке.