17 октября, 10:09

Сила дашбордов: настраиваем Yandex DataLens и принимаем управленческие решения на основе данных

Через тернии к дашбордам.

digital-агентство JetStyle, JetStyle

В этой статье эксперт JetStyle делится опытом настройки и использования систем аналитики и визуализации данных, которые помогают в управлении подразделением. Этот подход могут применять не только руководители подразделений, но и все, кому нужно постоянно принимать решения внутри проекта, продукта или бизнеса.

***

Привет, меня зовут Наталья Устименко, я управляющий партнёр и директор performance-направления JetStyle. В рамках недавно прошедшего Уральского диджитал-тура от RUWARD и ДАЛЕЕ, я рассказывала о том, как выстроила управление бизнес-юнитом на основе данных. Это статья по мотивам моего выступления.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Речь пойдёт о том:

с какими проблемами я столкнулась как руководитель подразделения;
какие инструменты для сбора данных и принятия управленческих решений я использовала, чем они были хороши и не очень;
на каком инструменте остановилась, и как он работает (спойлер, это дашборды на основе DataLens — в конце статьи лежат демо, чтобы каждый мог их покрутить).

Кроме того, в моей статье вы найдёте последовательность шагов по настройке подобных дашбордов и чеклист готовности к их внедрению.

Поехали!

Проблемы руководителя подразделения и что с ними делать

Я работаю в JetStyle — это комплексный digital-продакшен, который состоит из трёх независимых подразделений, мы называем их бизнес-юнитами. У каждого есть своя стратегия развития, свои клиенты и сотрудники, свои проекты и свои финансы. Руководитель волен строить работу внутри своего бизнес-юнита по собственному усмотрению — это большая свобода и большая ответственность.

Моя рутина — это тактические и стратегические задачи:

контроль за поступлением и расходованием денежных средств,
управление портфелем клиентов,
управление командой и координация загрузки специалистов,
оперативная реакция на возникающие проблемы,
планирование стратегии развития подразделения.

Для принятия любого решения необходим доступ к актуальным данным, а они поступают из нескольких, не связанных друг с другом, систем, и чтобы анализировать их вместе — пришлось поискать решение.

Через тернии к дашбордам

Мой бизнес-юнит существует с 2016 года. И до 2021 большая часть доходов приходилась на услуги по разработке. Сейчас же две мои опоры и основные ноги — дизайн и интернет-маркетинг.

Со сменой услуг сменился и темп развития.

Динамика развития юнита

Чтобы эффективно управлять своим юнитом, я изначально много внимания уделяла аналитике того, что с ним происходит. Мы прошли несколько этапов в этом процессе.

Этап 1: эра Excel-таблиц

С 2016 по 2020 год мы сводили всю аналитику на базе Excel-таблиц. Это понятный и доступный инструмент, но у него есть свои особенности:

чтобы найти ответ на вопрос, необходимо выгрузить данные или перенести их руками, написать формулы и внимательно следить, чтобы эти формулы захватывали необходимые значения;
для каждого нового вопроса этот цикл повторяется;
чтобы видеть важные показатели в динамике, нужно делать апдейт данных регулярно.

Это всё нудно и долго.

Этап 2: знакомство с Google Data Studio

В 2021 году мы изменили подход к работе с табличками:

сократили их количество,
подключили источники данных напрямую к Google Data Studio,
визуализировали чарты.

Увы, пользовались этим решением недолго — возник слишком высокий риск потерять доступ к данным.

Этап 3: переход на дашборды в Yandex DataLens

С 2022 года в наших коммерческих проектах мы активно использовали визуализацию данных при помощи DataLens. Мы настроили их для всех наших крупных клиентов: «Уральских авиалиний», Besins Healthcare, «Сервье Россия». Клиенты счастливы, потому что у них есть удобные дашборды с данными для принятия решений. Мы же решили не быть сапожниками без сапог — и настроили собственную аналитику с помощью этого же инструмента.

Срезы, которые я анализирую, и за динамикой показателей которых я слежу:

экономика;
продажи;
производство.

Чтобы у всех читателей была возможность «пощупать» наши дашборды, мы сделали демопанель: данные в ней синтетические, но дают представление о том, как всё работает.

Если вы оцените наших эльфов, гномов, Арагорна и Мордор, порадуется один digital-стратег, который помог мне с подготовкой демопанели.

Посмотрим, как устроены наши дашборды.

Дашборды экономической части

С точки зрения экономики мы следим за следующими показателями:

оборот/прибыль/рентабельность в динамике;
распределение прибыли по проектам/менеджерам;
доля утилизации часов;
оборот/прибыль по типам услуг;
оборот/прибыль по форматам оплаты.

На дашбордах все наглядно:

Дашборды с данными экономики подразделения

Дашборды про продажи

Мы следим за следующими показателями:

динамика входящих заявок;
распределение целевых и нецелевых заявок;
распределение заявок по юнитам;
соотношение новых продаж и апсейлов;
распределение заявок по каналам/источникам/сферам.

Например, с точки зрения воронки продаж, мы следим за балансом и ищем ответы на вопросы:

1. Есть ли изменение в распределении входящих?

Если есть, то почему оно произошло?
Сломался скоринг и нужно перепроверить данные?
Стало больше целевых входящих, тогда что мы такого сделали, чтобы это масштабировать?
Или мы просто взяли нового менеджера и переключили поток на него?

2. А может быть стало меньше входящих?

Если да, то почему?
Имеет место сезонность?
Сломался какой-то канал?
Или может быть менеджеры перестали заносить лиды в CRM?

Дашборд распределения заявок по качеству

Намного проще следить за балансом новых продаж и апсейлов. Для нас, например, распределение 50 на 50 — это нормально, а вот если оно ломается, мы ищем причину.

Дашборд соотношения новых продаж и апсейлов

Вот распределение по каналам/источникам входящих:

Дашборд распределения лидов по каналам/источникам

Если запустили ABM на авторынок, то следим за тем, растет ли спрос в категории «Авто». Или, например, видим, что увеличилась доля входящих в категории «Логистика» — делаем про этот сегмент отдельный лендинг, чтобы поддержать спрос маркетинговой активностью.

Дашборд распределения лидов по сферам

Дашборд спроса по сферам в динамике

Дашборды про производство

С помощью дашбордов про производство мы следим:

какие проекты есть на специалисте/группе специалистов;
изменение коммерческой/некоммерческой загрузки.

Анализируем, например, растет ли коммерческая загрузка на недавно принятого специалиста, чтобы понять его востребованность. Или отлавливаем ситуации, когда человека нужно разгрузить/догрузить по количеству проектов.

Дашборд распределения загрузки менеджера по проектам

Как настроить такую аналитику у себя

В нашем случае схема попадания данных в DataLens выглядит следующим образом:

В вашем случае набор может быть другим. Но есть обязательные условия для того, чтобы засетапить и развернуть подобную историю.

Прежде всего, команда:

владелец процесса — описывает требования к процессу, ставит задачу и менеджерит этот процесс. Ему, собственно говоря, больше всех надо;
специалист по разметке данных — обрабатывает неструктурированные данные и расставляет тэги;
python-разработчик — достаточно уровня джуна — загружает данные в ClickHouse;
аналитик данных — настраивает и занимается отладкой дашбордов в DataLens.

С точки зрения процессов вам важно убедиться, что в компании:

налажены процессы разметки и выгрузки данных;
специалисты трекают рабочие часы;
понятно, как проверить полноту данных;
возможно провести кросс-чек;
существует документация, в которой описывается, как, откуда и по какой логике подтягиваются данные, как они размечаются, куда идут дальше.