PR на конференциях с минимальным бюджетом — как это сделать?

Наверное, нет такого маркетолога, который не принимал участия в какой-либо из многочисленных бизнес-конференций (как нет и такого, который бы не задавал себе вопроса: "Что я здесь делаю?"). Мы в YouScan всегда знаем ответ на этот вопрос, потому что у нас есть три конкретных цели посещения различных мероприятий: получение полезного опыта (повышение квалификации сотрудников), маркетинг (брендинг и лидогенерация) и привлечение новых сотрудников (хантинг).

В этом посте мы хотим рассказать о том, как мы достигаем второй цели (маркетинговой), принимая участие в самых различных мероприятиях за самые минимально возможные бюджеты.

Отбираем

Для начала надо определиться, какие конференции вам интересны, а какие нет. Тут все достаточно просто - всего лишь нужно четко понимать, кто ваша целевая аудитория (надеемся, что это уже давно выполнили это домашнее задание), соответственно, можно предположить, какие мероприятия интересны ей. При этом важно действовать не только в лоб (если наша ЦА - бухгалтеры, то нам нужны бухгалтерские конференции), а и внимательно изучить программу тех или иных мепоприятий -  может быть там есть какие-то специализированные секции, дискуссии, потоки для вашей ЦА?

Где найти сами конференции? Помимо поисковых машин существуют еще и целые каталоги (например, вот), сайты компаний-организаторов, также рекомендуем присматриваться к рекламе.

Оцениваем возможности

Итак, список конференций, выставок, мастер-классов и прочих семинаров у вас готов. Теперь нужно договориться о вашем участии в них в том или ином формате. Поэтому следующий шаг - определиться, что вы хотите от каждого мероприятия: выступить с докладом, разместить стенд, получить статус, просто стать участником и т.д. Добавляем эту информацию в уже имеющийся список в колонке "Что мы хотим?".

Идем дальше - оцениваем все наши возможности, которые мы можем предложить организаторам конференций помимо денег. Главный критерий - полезность. Что больше всего интересует организаторов? Заполняемость, то есть то количество человек, которые посетят мероприятие (даже если прибыли от нее никто не ждет). А как обеспечить заполняемость? Качественным контентом (доклады, мастер-классы, дискуссии) и рекламным охватом анонсов мероприятия. Оцените, чем вы можете тут помочь? Можете ли предложить доклад, интересный аудитории (если ли опыт, кейсы, клиенты, которые могут выступить вместе с вами)? Как можете помочь с анонсами (новость и баннер на сайте, информация в рассылке, социальных сетях)? Добавляем информацию в имеющийся список в колонке "Что мы можем предложить?".

Договариваемся

Теперь, когда вы точно знаете, что хотите и что можете предложить, пришла пора договариваться. Найдите на сайте мероприятия/организатора контакты людей, отвечающих за программу, спонсорство, партнерство (не забудьте внести их в изрядно разросшийся список) и начинайте писать им письмо:

1. В двух словах, но максимально понятно, объясните кто вы есть. Да, в вашей подписи указано название компании и есть ссылка на сайт, но до подписи еще нужно дочитать.
2. В тех же двух словах, но максимально аргументированно, объясните почему вас заинтересовало конкретное мероприятие. На первые два пункта у вас есть два, максимум три предложения.
3. Изложите суть вашего обращения: что вы хотите получить, например, партнерский статус, а если речь идет о докладе, то просто обязательно кратко расписать темы, которые вы можете осветить и тезисы (максимально опираясь на тематику мероприятия и состав участников). Дайте ссылки на прошлые выступления, опыт спикеров, посты в блог, подтверждающие вашу компетентность в тематике.
4. Расскажите, почему организаторам должно быть интересно сотрудничать с вами: в чем преимущества анонсирования мероприятия по вашим каналам, чем еще вы можете быть полезны. Например, мы всегда предлагаем настроить в нашей системе мониторинг упоминаний конференции, что поможет организаторам получить фидбек и даст материалы для пост-релизов.

Отправляйте письмо (не забудьте отметить в списке, когда вы это сделали), а дальше уже занимайтесь контролем всего процесса: общайтесь, пишите письма, при необходимости звоните, обсуждайте и убеждайте (при этом продолжайте фиксировать статусы).

Анонсируем

И вот он успех, вы достигли договоренности и стали партнером или спикером конференции. Пришла пора выполнять обещанное, например, анонсировать мероприятие по своим каналам. Тут есть еще одна маленькая хитрость - наверняка вы ведете свой блог/аккаунты в соцсетях так же как и мы, ориентируясь на пользу вашего контента для целевой аудитории. Для подобных анонсов это правило также нужно соблюдать. Примеры:

- Плохой анонс: "10 января будет такая-то конференция, вот ссылка".
- Хороший анонс: "Сталкивались с такой-то проблемой? О том как ее решить, будет целая конференция".
- Лучший анонс: "Как взять и улучшить что-то в два раза? Именно об этом интересный доклад на такой-то конференции. Кстати, только для наших друзей промо-код со скидкой на билеты".

Особенно хотим обратить ваше внимание именно на промо-коды - как правило получить их легко, а работают анонсы с промо-кодами намного эффективнее, проверено не раз.

Отслеживаем эффективность

Опытные организаторы конференций сами отследят сколько вы привели им новых посетителей (кстати, в последнее время обнаружился новый тренд - в зависимости от количества проданных через вас билетов организаторы меняют опции вашего спонсорского пакета), ваша же задача понять, что участие в мероприятии дало вам. Как это сделать?

- Надеемся, вы не забыли пометить все ссылки, которые ведут с сайта мероприятия на ваш сайт (например, с логотипа). Трафика там будет немного, но тем не менее.
- Оценивайте изменения брендового трафика (контекст и органика) и прямых переходов на сайт.
- Если вы договорились о какой-то раздатке, то обязательно сделайте соответствующую посадочную страницу с уникальным адресом, который будет напечатан на раздаточных материалах, и оцените трафик на эту страницу.
- Если кто-то из ваших сотрудников идет на мероприятие, то поставьте ему четкую цель, после чего оцените количество полезных контактов, собранных визиток, и что дальше происходило с этими контактами и визитками.

В качестве примера, результат участия в конференции может быть таким:

В заключение остается только добавить, что само собой не всё и не всегда получается так, как вам хотелось бы. Иногда стать докладчиком можно только за немалые деньги, иногда организаторы ни в какую не соглашаются разместить ваш логотип с помеченной ссылкой, иногда интересный анонс не влезает в 140 символов Twitter, но это совершенно не повод отчаиваться.

Надеемся, что наш пост был вам полезен, рады будем читать ваши комментарии, а если уж кто-то захочет поделиться своим опытом, то будем рады вдвойне!