Как получить закрывающие документы в Google Ads

Мы детально разобрали, как получить закрывающие документы в Google Рекламе, кому они доступны и какими бывают.

Закрывающие документы в Google Ads: для чего нужны, кто может получить

Закрывающие документы — это документы, в которых обеими сторонами (рекламной системой Google Ads и рекламодателем) подтверждается факт завершения сделки.

Закрывающие документы подтверждают:

• Выполнение предмета договора. 

• Завершенность сделки.

• Факт оплаты заказчиком (владельцем аккаунта) полученных услуг. 

Google предоставляет закрывающие документы аккаунтам с налоговым статусом «Индивидуальный предприниматель» или «Юридическое лицо». После присвоения соответствующего статуса система автоматически ведет документооборот заказчика с учетом заданных параметров.

А что с физическими лицами?

Что надо знать, если у вас аккаунт со статусом «Физическое лицо» и вам надо получить закрывающие документы:

• Физическим лицам Google предоставляет один документ — кассовый чек. Он автоматически отправляется на электронную почту владельца аккаунта после каждой операции по оплате или возврату средств. 

• Налоговый статус выбирается на этапе регистрации аккаунта и не подлежит изменению в дальнейшем. Поэтому если при регистрации вы выбрали статус «Физическое лицо», то не сможете изменить его на «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» и получить необходимые закрывающие документы. 

• Для изменения налогового статуса заведите новый аккаунт с подходящим статусом (юрлицо или ИП). В этом случае получите закрывающие документы в новом отчетном периоде.

Как проверить налоговый статус?

Для проверки налогового статуса войдите в свой аккаунт, на панели инструментов кликните на «Инструменты и настройки». В разделе «Оплата» выберите «Настройки».

В настройках в разделе «Платежный профиль» найдите тип аккаунта.

Виды закрывающих документов в Google Ads

Какие настройки аккаунта влияют на набор закрывающих документов

Набор закрывающих документов зависит от выбранного варианта оплаты и страны, указанной в настройках аккаунта. 

Доступные варианты оплаты для России:

1. Кредитная линия. Оплата рекламных расходов осуществляется заказчиком после получения счета за месяц. Этим способом оплаты пользуются крупные компании-рекламодатели и агентства, которые управляют аккаунтами Google Ads.

Требования к рекламодателю для подключения кредитной линии:

• Срок существования организации — от 1 года.

• Компания имеет активный аккаунт с хорошей репутацией.

• Рекламные расходы — не менее 5000 дол.США в месяц за любые 3 из 12 последних месяцев. Минимальный размер расходов на рекламу варьируется в зависимости от страны.

Если все требования выполняются, то рекламодатель должен связаться со службой поддержки и подать заявку на подключение кредитной линии.

2. Предоплата. Оплата услуги происходит до показа объявлений. Google постепенно расходует внесенную сумму на размещение рекламы. Платежи можно вносить несколькими способами: Яндекс.Деньги, перевод средств, Qiwi, ASSIST.

Важно! Если у вашей компании несколько аккаунтов, то для каждого из них Google предоставляет отдельный комплект закрывающих документов. Даже если эти аккаунты связаны с одним или несколькими управляющими аккаунтами.

Как посмотреть способ оплаты в настройках

Если вы хотите уточнить, какой способ оплаты указан в настройках аккаунта, то в «Инструментах и настройках» выберите раздел «Оплата» и перейдите в «Настройки». В пункте «Платежный аккаунт» найдите пункт «Как вы платите» — там указан способ оплаты.

Вы можете изменить способ оплаты. Например, для перехода с предоплаты на кредитную линию перейдите по ссылке «Изменить способ оплаты». В открывшемся окне отметьте пункт «Как подать заявку на кредитную линию». После этого откроется окно для подачи заявки. Заполните все пункты (название компании, юридический адрес, ИНН, контактные данные) и отправьте на проверку документы, которые подтверждают регистрацию вашей компании. 

Если ваш аккаунт соответствует требованиям для подключения кредитной линии, то вы сможете изменить вариант оплаты.

Закрывающие документы для аккаунтов с кредитной линией

Для аккаунтов с кредитной линией Google предоставляет такие закрывающие документы:

• Счет-фактура (с НДС). В документе указываются фактические расходы по аккаунту за месяц. Электронная версия документа отправляется ежемесячно и датируется последним днем месяца. 

• Акт сдачи-приемки услуг. Указываются фактические расходы по аккаунту за месяц. Акт сдачи-приемки услуг и счет-фактура содержат те же сведения о затратах и нумеруются одинаково. 

• Акт сверки счетов. Документ содержит всю информацию о взаиморасчетах по аккаунту за определенный период (максимум — год). Учет ведется с 1 января.

Порядок предоставления документов рекламодателю:

1. Электронные версии документов. Предоставляются автоматически. Документы за прошлый отчетный месяц доступны для скачивания в аккаунте с 3 по 7 число каждого месяца. 

2. Бумажные версии документов. Предоставляются по запросу, доступны после создания электронной версии документа. Запросы по предыдущему месяцу подаются после 20-го числа текущего месяца. Исключение — акт сверки счетов. Его бумажная копия высылается раз в год в январе.

Важно! Бумажные документы отправляются почтой по указанному юридическому адресу. Отправка почтой может занимать до 10 рабочих дней.

Закрывающие документы для аккаунтов с предоплатой

Для аккаунтов с предоплатой предоставляются такие закрывающие документы:

• Счет-фактура (с НДС). Документ аналогичен счету-фактуре для аккаунтов с кредитной линией. Электронная форма документа составляется ежемесячно и датируется последним числом месяца.

• Акт сдачи-приемки услуг. Документ аналогичен акту сдачи-приемки услуг для аккаунтов с кредитной линией.

• Счет-фактур на аванс. Документ автоматически создается после каждого совершенного владельцем аккаунта платежа. В нем указывается полная сумма платежа с НДС. Номер документа начинается с буквы «А». 

• Акт сверки расчетов. Документ содержит сведения обо всех взаиморасчетах между владельцем аккаунта и Google за определенный период. Этот период начинается с 1 января и не может быть более года.

• Предварительный счет. В отличие от предыдущих документов предварительный счет создается не в конце отчетного периода (месяц, год), а каждый раз, когда вы запрашиваете данные для платежа с переводом денежных средств. Для создания предварительного счета перейдите на страницу «История запросов» и нажмите «Внести платеж». Распечатайте документ для выполнения платежа. 

• Условия использования. Документ содержит условия использования Google Ads, которые вы приняли при создании аккаунта. Запросить электронную версию документа можно спустя 48 часов после создания аккаунта. Для этого кликните на «Инструменты и настройки», перейдите в раздел «Сводка платежных данных» и скачайте электронную версию документа на странице «Платежный профиль».

Порядок предоставления документов рекламодателю:

1. Электронные версии документов. Предоставляются автоматически.

Счет-фактура за оказанные услуги, акт сдачи-приемки услуг и акт сверки расчетов за прошлый отчетный период доступны для скачивания в аккаунте с 3 по 7 число каждого текущего месяца. 

Порядок получения электронных версий для остальных документов:

• Счет-фактура на аванс. Электронная версия доступна не позднее, чем через двое суток после получения вашего платежа.

• Предварительный счет. Создается вами перед осуществлением платежа.

• Условия использования. Документ можно запросить в любой момент. Доступен спустя 48 часов после регистрации аккаунта.

2. Бумажные версии документов. Документы предоставляются по запросу, доступны после создания электронной версии документа. 

Для получения бумажных копий счета-фактуры за оказанные услуги и акта сдачи-приемки услуг запросы по предыдущему месяцу подаются после 20-го числа текущего месяца.

Порядок предоставления бумажных копий для остальных документов: 

• Счет-фактура на аванс. Запрос на бумажную версию документа можно отправлять только через 10 рабочих дней после того, как платеж появился в аккаунте.

• Акт сверки расчетов. Бумажная копия высылается один раз в год — в январе. 

• Предварительный счет. Бумажная копия не высылается автоматически. Доступна после осуществления денежного перевода.

• Условия использования. Запрос на бумажную копию можно сделать спустя 48 часов после регистрации аккаунта.

Операции с закрывающими документами в Google Ads

Как запросить бумажные копии счетов

Вы можете запросить копии любых бумажных документов. Для этого в аккаунте Google Ads нажмите на «Инструменты и настройки». В разделе «Оплата» выберите «Сводка».

Перейдите в раздел «Транзакции» или «Документы». В раскрывающемся меню задайте диапазон дат, за которые хотите получить бумажную версию документа. Найдите нужный документ, нажмите стрелку возле него, в меню кликните «Запросить повторную отправку документа».

Запрос на получение бумажной версии документа создан. Он обрабатывается в течение 2-х суток. После этого документ отправляется почтой по указанному в настройках аккаунта юридическому адресу.

Важно! Система не присылает уведомлений о том, что запрос на получение бумажной версии документа прошел успешно. Поэтому не отсылайте повторно запросы.

Вы не сможете получать бумажные версии документов, если выбрали получение его электронной версии. Также Google не отсылает отсканированные копии документов. Но вы можете распечатать их в формате PDF.

Для этого в разделе «Транзакции» найдите нужный документ. Войдите в него и в правом верхнем углу нажмите на значок «Скачать». В выпадающем меню выберите формат «.pdf».

На распечатанных документах в формате PDF не будет стоять подписи и печати. Но такой документ соответствует требованиям контролирующих органов и позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет. Если вам нужен документ с подписью и печатью, то вам надо запрашивать его бумажную копию.

Как посмотреть транзакции за период

Перейдите в аккаунт Google Ads. На панели инструментов кликните на «Инструменты и настройка», в разделе «Оплата» выберите «Сводка».

В меню слева выберите «Транзакции». По умолчанию в сводке представлены данные за последние 3 месяца по всем транзакциям. Но вы можете сформировать отчеты за текущий месяц, прошлый месяц, текущий год, прошлый год, за все время существования аккаунта или задать период самостоятельно.

Также можно сформировать сводки по расходам, платежам, корректировкам и налогам. Для этого разверните список напротив вкладки «Все транзакции».

Для просмотра сведений о транзакции найдите карточку с нужной транзакцией.

В карточке представлены данные о транзакциях: дата, описание и сумма.

Для получения сведений о конкретной транзакции кликните на нее.

Как посмотреть и скачать документы

Если вы хотите посмотреть бухгалтерские документы, перейдите в раздел «Документы». Откроется список налоговых и бухгалтерских документов.

На странице «Документы» вы можете проводить такие действия:

• Скачивать документы по одному или массово. 

• Фильтровать документы по дате оформления, сумме и номеру.

• Сортировать платежные документы в порядке убывания и возрастания.

• Создавать фильтры и использовать их в дальнейшей работе с документами.

Допустим, вы хотите скачать корректировочный акт сдачи-приемки услуг. В синем выпадающем меню выберите соответствующий тип документа — корректировочный акт сдачи-приемки услуг. Далее укажите за какой месяц его надо скачать, установите галочку и нажмите «Скачать».

Корректировочный акт сдачи-приемки услуг в Google Ads выглядит так:

Для скачивания счета выполните аналогичные действия: в выпадающем списке выберите счет-фактура, укажите за какой месяц его надо скачать, поставьте галочку и нажмите «Скачать».

Как получить закрывающие документы в Click.ru

Индивидуальные предприниматели и юридические лица, которые подключают рекламные аккаунты своих клиентов к Click.ru, получают все необходимые закрывающие документы для бухгалтерии — не только по Google Ads, но и другим рекламным системам (Яндекс.Директ, ВК, myTarget). 

После регистрации в системе юридическое лицо начинает работать по договору-оферте. Этот договор не подписывается и не заверяется печатью. Если пользователю необходимо получить договор с печатями и подписями, то между ним и Click.ru заключается двусторонний договор. Он заключается в письменном виде, имеет подписи руководителей и мокрые печати.

Click.ru предоставляет такие закрывающие документы: 

• Счет-фактура за оказанные услуги.

• Акт сдачи-приемки услуг.

• Акт сверки счетов.

Порядок получения закрывающих документов в Click.ru:

• Документы формируются в системе не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. 

• Электронные версии документов доступны в аккаунте системы. 

• Оригиналы документов вы получаете тем способом, который указали при регистрации юридического лица. Доступно два способа: по почте на адрес юр.лица или в офисе Click.ru в Москве.

Как посмотреть закрывающие документы

Вариант 1. Через профиль пользователя:

Пролистайте страницу профиля вниз. В разделе «Участники расчетов» зайдите в отчетные документы. Для этого кликните на ссылку «Посмотреть».

На странице «Документы» выберите участника расчетов и задайте период, за который хотите посмотреть документы.

Например, вам надо посмотреть отчетные документы. В разделе «Отчетные документы» кликните на доступные ссылку в столбце «Период». Развернется список с доступными документами. Кликните на ссылку, которая ведет к нужному документу (Столбец «Тип документа»).

Ознакомьтесь с открывшемся документом. Скачайте или распечатайте его.

Вариант 2. Через главное меню аккаунта. Для этого кликните на «Финансы» и перейдите в «Отчетные документы».

Далее вы перейдете в раздел «Документы», в котором можете просматривать документы за нужный период и распечатывать их.

Подключайтесь к Click.ru — получайте закрывающие документы в режиме единого окна

Вы можете сразу получить весь комплект документов для бухгалтерии для кампаний в Google Ads, Яндекс.Директе, ВК, myTarget и Facebook. 

Экономьте время и пользуйтесь другими преимуществами от управления кампаниями через Click.ru: 

• Партнерское вознаграждение. Запускайте кампании в Google Ads, Яндекс.Директе и соцсетях через Click.ru и получайте вознаграждение в процентах от рекламного оборота.

• Автоматизированные инструменты для быстрого запуска кампании. Сервис предлагает инструменты медиапланирования  для быстрого сбора ключевых слов и минус-слов, парсер Wordstat для сбора частотностей слов, парсер фраз-ассоциации для расширения семантики, генератор объявлений и другие инструменты.

• Автоматическое управление ставками в Яндекс.Директе. Автобиддер назначает ставки так, чтобы вы получали заданный процент трафика. 

• Повышение качества объявлений и оптимизация кампаний с помощью Рекомендатора Google Ads. Получайте рекомендации по подбору ключевиков и минус-слов, корректировке заголовков, текстов и ссылок объявлений, корректировке ставок на устройствах.