Данные CRM в суде: клад для юриста, ловушка для работника?

Данные из CRM-системы легко перемещаются в юридическую плоскость, если того требует ситуация. Переписка с клиентами и сотрудниками, телефонные звонки, электронные письма — система фиксирует всё. Настоящий кладезь для корпоративных юристов.

Какую роль играет в судебных спорах информация из CRM-системы

Порой — решающую. Как рассказала нам руководитель юридического отдела одной из крупной компании Елена, «суд вполне приемлет распечатки из переписки в мессенджерах и CRM, и они используются в качестве доказательств».

[далее курсивом выделены комментарии юриста]

Например, многие слышали про скандал со старой командой сервиса «КиноПоиск», приобретенного компанией Яндекс. Часть информации, подпадавшей под действие соглашения, обсуждалась в Скайпе. Результат — практически все сотрудники сервиса были уволены за нарушение NDA.

— Качество доказательств оценивает судья. Но когда нет большого перечня доказательств с одной и другой стороны, то незначительная переписка, какой-то скриншот, предоставленный одной из сторон, может склонить чашу весов в ее сторону и стать определяющим.

Как правило, при судебных спорах распечатки страниц из информационных ресурсов удостоверяют нотариально, чтобы доказать их подлинность.

Данные из CRM можно использовать не только в суде

— Данные из CRM-системы — это просто клад для юриста. Чуть ли не 50 процентов успеха, иногда — основная составляющая победы в судебном споре. Для нас это очень и очень важно, — добавляет Елена.

В большинстве случаев спорные дела решаются еще до судебных разбирательств. И опять же, в качестве веских аргументов и доказательств корпоративные юристы используют информацию из CRM.

— Был случай, когда один из сотрудников пытался вытянуть из системы клиентскую базу. Сделать ему этого не удалось. Но попытка была зафиксирована системой. До суда мы не доводили, но с продавцом пришлось расстаться.

Переписка и прочие данные CRM-системы используются юристами и руководителями компаний и для того, чтобы пресекать любые дисциплинарные нарушения.

— Простой пример: кто-то из сотрудников не отправляет необходимые документы клиенту своевременно (или вообще не отправляет). Это серьезный проступок, нарушение регламента. Доказать его с помощью данных CRM очень легко. На их основании работнику выносится дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения при повторных нарушениях.

Уловки: как оспаривают данные из CRM

Если спорную ситуацию не удалось разрулить в коллективе, а в суде дело дошло до рассмотрения скриншотов, то, как правило, сотрудники или клиенты пытаются обжаловать предоставленные компанией данные.

Основываясь на собственном опыте участия в таких судебных спорах, наш эксперт называет несколько популярных аргументов, которые выдвигает другая сторона.

• Страничка (скриншот, распечатка) не подлинная, так как компания (заинтересованное лицо) является владельцем ресурса и в любой момент может внести в нее изменения.
• Доступ к переписке в CRM получило третье лицо, завладевшее каким-то образом логином и паролем аккаунта: «Я не имею к этому отношения».
• Оспаривается содержание и смысловая нагрузка сообщений.

Насколько такие уловки могут повлиять на решение суда? По словам Елены, юристы ее компании не проиграли в таких случаях ни одного спора.

Контраргументы: компания не может внести изменения в данные, не зная логина и пароля пользователя. С другой стороны — ответственность за сохранность логина и пароля (в случае доступа третьего лица) все равно лежит на сотруднике (клиенте).

— Конечно, многое зависит от степени доверия суда к подобным документам (иногда прибегают к помощи сторонних экспертов), а также — от степени убежденности юристов, которые представляют интересы компании. Но в любом случае, чем больше таких доказательств (переписка, скриншоты) — тем большее значение и вес они имеют в суде.

Корпоративный портал Битрикс24

Совет сотруднику: «Не болтай!»

Универсальное правило и в бизнесе, и в обыденной жизни. В век информационных технологий глупо пенять на то, что история наших поступков и разговоров тут же попадает в чью-то базу данных и сохраняется там надолго. Поэтому золотые правила «не болтай лишнего», «подбирай слова» и «держи язык за зубами» — актуальны как никогда. Особенно — если ты на рабочем месте.

— Системы CRM — надсмотрщики над персоналом и внутренняя жандармерия? Это не так. Дело не в том, что кто-то за тобой следит. Так осуществляется контроль качества работы. К тому же все сотрудники прекрасно знают, что вся переписка (и не только она), которая происходит в CRM-системе , сохраняется в базе. И это становится дополнительным стимулом для сотрудника, чтобы оттачивать мастерство и профессионализм и грамотно общаться с клиентами, — говорит юрист.

Чтобы не попадать в неприятные истории, а потом — в суд, следуйте простым советам:

• Изучите должностные инструкции и выделите ту информацию, которая является для компании ценной (коммерческая тайна). Нужно знать, о чем молчать.
• Следите за своей речью, за информацией, которую вы передаете. Не болтайте! В том числе — в переписке. Перечитывайте, прежде чем отправить. Думайте, прежде чем сказать.
• Общайтесь на проекте в рамках тех вопросов, на которые вы имеете право ответить. Если вопрос выходит за границы вашей компетенции — перенаправьте его начальнику. Не стоит делать умозаключений или сообщать клиенту непроверенную информацию.
• Разделяйте личное и общественное. Не привыкайте общаться на частные темы в корпоративной переписке, делайте это в личной почте или мессенджере.

И главное: будьте попросту порядочными людьми. Не нарушайте законы, корпоративные правила и следуйте своей совести.