Почта Деда Мороза: проводим предновогодний опрос сотрудников

Кто будет в этом году Снегурочкой, если прошлогодний опыт со старшим техником Петровичем понравился не всем? Рассказываем, как обойтись малой кровью и ненавязчиво выяснить мнение сотрудников.

Предновогодние волнения, как бы ни были незначительны они для компании в целом, сильно влияют на климат в коллективе. Косяки проведения новогоднего корпоратива могут аукнуться в любой момент — обиды и недоразумения помнятся долго.

Выбрать место для новогоднего корпоратива, узнать, сколько людей хотят поработать в субботу вместо 2 января — в «курилке» эти темы поднимаются легко. Но стоит начать собирать мнения по компании — и все превращаются в секретных агентов на допросе. Как легко и непринужденно выпытать у сотрудников все, что вам нужно знать? Как не ошибиться с форматом подготовки и учесть все мнения?

Опрос — мощный инструмент управления общественным мнением в компании

У опроса очень много достоинств, и если вы не используете их в работе, то пора начать это делать.

1. Вы показываете, что мнение сотрудников вам небезразлично.
2. Вы получаете их отклики — в деталях, если правильно сформируете вопросы.
3. Вы можете ненавязчиво вбросить идею, которую не приняли бы «в лоб».
4. Вы получаете решение, которое трудно оспорить.

В случае с новогодним корпоративом опрос дает вам возможность использовать силу демократии на все 100%. А это вам нужно, потому что решением, где и как проводить Новый год, традиционно будут недовольны 50% коллектива. Исключения составляют лишь маленькие сплоченные команды, где рабочие отношения не сильно отличаются от дружеских.

Во всех остальных случаях сотрудники резко делятся на тех, кто хочет в ресторан, и тех, кто хочет в лес под елочку.

Конечно, это утрированное представление, но попробуйте вспомнить, как делились мнения каждый раз? У кого-то нарядное платье ненадеванное, а кто-то не доиграл в прошлом году в кёрлинг и стремится взять реванш.

Поэтому правильно проведенный опрос — ваша последняя надежда.

Для начала разберемся с инструментарием для проведения опросов

Мы расскажем об общей практике проведения опросов, а в конце — дадим несколько практических советов по подготовке Нового года. Итак, инструментарий.

Плюсы и минусы Google Форм

Об опыте компании рассказывает Анна Караулова, директор по развитию агентства i-Media:

Раньше для опросов мы использовали Outlook: просто рассылали вопросы сотрудникам. Было трудно обрабатывать мнения: Outlook не сводит статистику воедино, нужно добавлять данные в Excel, обрабатывать, строить графики – это неудобно.

Мы перешли на Google Формы. Это удобнее, чем Outlook, но все равно не идеально: нам хотелось интеграции опросов в коммуникативные сервисы компании.

Создать здесь анкету можно за 5-10 минут. Сервис не ограничивает вас в количестве вопросов и вариантов ответа, вы можете подготовить несколько анкет сразу, вставить картинку или видео, выбрать цвет — оформляйте анкету как хочется. Чтобы не пропустить новые ответы, настройте получение уведомлений на e-mail. Можно проводить опрос анонимно или собирать адреса электронной почты.

Минусов у Google Форм два:

1. Ручная работа. Придется отправлять каждому участнику опроса письмо или ссылку, которую легко проигнорировать.

2. Участники не видят общих результатов опроса и не могут их обсудить. Конечно, это нужно не всегда, но мы говорим об открытых опросах.

Чуть более сложные сервисы

Платные и бесплатные решения типа Surveymonkey тоже отлично подходят для опросов. У них есть библиотеки шаблонов и логотипов, свои мобильные приложения. Можно составить практически любую анкету (хоть на 1000 вопросов, хоть с перекрестными таблицами). Данные выгружаются в корпоративную систему или в Excel, да и в самом сервисе, как правило, доступны простейшие пользовательские отчеты и анализ текста.

Рассказывает Татьяна Белоусова, HR-директор агентства интегрированных коммуникаций Comunica:

— Для проведения внутренних опросов в компании мы часто пользуемся сервисами Typeform или Surveymonkey. В принципе, они идентичны, выбор зависит только того, в каком сервисе у сотрудника есть аккаунт. Ответы могут быть в формате «да/нет», выбора из нескольких вариантов или в свободной форме. Это дает необходимую гибкость в зависимости от того, нужно ли нам просто голосование или сбор предложений.

Например, мы проводили интересный опрос, кого сотрудники на самых разных позициях считают нашими конкурентами. В подобных исследованиях нет и не может быть правильных ответов, однако они позволяют очень эффективно «поправлять прицел» во внутренних, да и внешних коммуникациях компании.

Сторонние сервисы очень удобны, если вам нужно глобальное исследование и вы только на его подготовку отводите не меньше двух недель. Тогда у вас будет время изучить все возможности решения, покопаться в его настройках, выбрать красивое оформление анкеты и создать как минимум две версии, для мобильных и стационарных устройств. Если же вам надо за два дня получить мнения коллег о том, стоит ли браться за новый сложный проект, действовать надо быстро. И здесь вас выручит система управления компанией.

Опросы на корпоративных порталах

В некоторых корпоративных системах опросы встроены в основную версию. Опросы создаются там, где они всем видны (в живой ленте), уведомление приходит на почту либо персонально каждому сотруднику.

Анна Караулова: «Опросы в Битрикс24 стали для нас хорошим решением. Для нас это – привычная коммуникативная среда, в которой общаются все сотрудники. Сервис сам собирает статистику, и есть возможность оставлять комментарии».

Спартанскую простоту встроенных решений можно считать их главным достоинством — и в каком-то смысле недостатком. Принцип тут один: «быстренько ответил и пошел дальше работать», поэтому затейливого оформления или сложных логических переходов создать не получится. Главное преимущество — опрос находится в том же пространстве, где работаете вы с коллегами, ответить можно по клику мышки. Создать опрос так же легко — ну, почти всегда.

Иногда модули для исследований не встроены в корпоративную систему по умолчанию, и их приходится интегрировать отдельно (например, Wufoo в amoCRM или Zoho Survey). Если это делается быстро, настраивается просто и не слишком дорого обойдется компании — отлично.

Конечный выбор зависит от предпочтений руководителя (чем пользовались раньше и сколько это стоит). Если вы проводите опросы раз в пятилетку — хватит самого простого решения (порой и тех же Google Форм). А вот если вы собираете мнения сотрудников каждый месяц и подходите к этому глобально — модуль для исследований должен отвечать всем вашим запросам.

Корпоративный портал Битрикс24

Как спрашивать правильно

Если ваши сотрудники при слове опрос» жалобно кричат «нам некогда!!!» и дружно имитируют глюк системы — самое время разобраться, что вы делаете неправильно.

Откажитесь от официальных и научных формулировок

«Какие продукты нашей компании вы считаете самыми перспективными?»

Такой вопрос сразу настраивает на скучный официальный ответ. А если спросить, какими разработками чаще всего интересуются клиенты? Или о том, какие вопросы по функционалу они чаще задают? Вы настроите сотрудника на подробный рассказ в непринужденном стиле и в то же время покажете, что его опыт общения с клиентами теперь принесет ощутимую пользу.

Абстрактно — тоже плохо

В правильно поставленном вопросе уже заложен ответ. А вот в неправильно поставленном — возможность уйти от ответа. Допустим, вы хотите получить от сотрудников предложения изменить к лучшему рабочий процесс. Но если спросить «Что вам не нравится в работе?» — ответы вы получите соответствующие: «Коллектив», «Зарплата», «Маленькая стоянка возле офиса». Будьте конкретны. Если же сотрудникам нужно выбрать ответ из данных вами вариантов — будьте конкретны вдвойне. Пишите развернуто: не «Хотелось бы изменить бытовые условия», а «В офисе нужна своя кухня, чтобы не ходить на обед за 2 километра». Тогда вы получите действительно искренние ответы, а не отписку по принципу «да отвяжитесь уже, мне еще на встречу ехать».

Покажите сотрудникам, что их мнение действительно ценно

Анна Караулова: «Точность и объективность сбора мнений зависит не от софта, который вы используете, а от корпоративной культуры. Важно, чтобы люди хотели проголосовать или оставить комментарий, не боялись высказывать свое мнение».

Если вы каждый месяц интересуетесь мнением сотрудников об условиях труда, но до сих пор не купили новый принтер взамен сломанного — со временем ваши исследования начнут игнорировать. Важно, чтобы в компании по итогу действительно что-то менялось к лучшему. Пусть понемногу и не сразу — но менялось. Худшее, что вы можете сделать — случайно или намеренно обратить мнение подчиненных против них самих.

Обдуманно выбирайте формат опроса

Стоит различать открытые и закрытые вопросы. Закрытый вопрос предполагает однозначный ответ — один из предложенных. Это удобно, если вы собираете голоса за и против какого-то решения. Например, вы создаете опрос для выбора одного из мест для вечеринки на Новый год:

1. Едем за город, в лес с шашлыками: да/нет.
2. Приглашаем аниматоров и затейников в офис, делаем фуршет: да/нет.
3. Идем в кабак: да/нет.

Такие опросы дадут вам срез мнений сотрудников, и сделать демократичный выбор будет легко. Важно при этом не дать шанса ответить расплывчато и неточно.

Если же же вы хотите собрать информацию, опрос должен содержать открытые вопросы. Они обычно начинаются с вопросительных слов: как вы думаете, что обычно говорят, почему вы не хотите и т.п. И тут важны формулировки — такие, чтобы хотелось высказать свое мнение.

Еще одна важная часть опроса — введение. Вы должны честно сказать, зачем вам эти ответы, а потом так же честно выполнить задуманное. Если по итогам придется ехать куда-то в лес и мерзнуть у костра, пока маринуется шашлык, то это будет общее решение и никто не будет виноват.

Вернемся к предновогоднему опросу

Если вы дочитали до этого места, значит, уже не раз «обожглись» на новогодних корпоративах — и хотите хоть раз выйти из этого испытания достойно.

Есть две стратегии подготовки:

1. Вы хотите навязать подготовленное решение.
2. У вас нет идей.

Если у вас есть готовое решение, ведите себя так, будто это окончательный, идеальный и всеми одобренный вариант. Не спрашивайте, хотят ли сотрудники снова пускать фейерверки на центральной площади Праги. Спрашивайте у них детали: когда удобно выехать, берем ли с собой семьи, что хотели бы увидеть в поездке и т.п. И лучше в этот раз выбрать не Прагу, а Краков, например (но не подмосковную дачу).

Конечно, если ответы на вопрос о сроках дадут слишком большой разброс или многие выберут вариант «не еду», придется переходить к плану Б.

План Б: готового варианта нет.

В этом случае придется проводить два опроса. Сначала — попросите сотрудников в свободной форме набросать вариантов, кому что нравится. Оптимально вообще зайти издалека и спросить, какой корпоратив лучше всего запомнился и чем именно. А потом уже предлагать варианты.

Потом вы отбрасываете экстремальные предложения типа купания в проруби или прыжки с парашютом с Эйфелевой башни и ставите 3-4 варианта на голосование.

Можно провести голосование в 2 этапа. Сначала отборочный тур для всех предложенных вариантов, потом 2 самых популярных варианта голосуются окончательно. Так вы нежно и демократично упакуете весь разнобой мнений в одно простое решение: или офис и самодеятельность, или выезд куда-нибудь и… тоже самодеятельность.

Лайфхаки

• Ведите историю развлечений, чтобы можно было аргументированно отклонять неудобные варианты или доставать из архива проверенные идеи.
• Заранее обсудите планы с неформальными лидерами и теми, на кого ляжет вся подготовка — пусть и те, и другие поддержат ваше разумное решение.
• Будьте одновременно и честны, и щедры. Все-таки это праздник, поэтому стоит подарить коллективу хотя бы фуршет. Но если вы намерены устроить складчину или билеты для жен/мужей нужно будет покупать за свои деньги, надо сказать об этом в самом начале.
• Помните, что это не просто суровая обязанность руководителя — повеселить народ. Это общий праздник, и мнение сотрудников тут так же важно, как и ваше.