Тайм-менеджмент для SMM-менеджеров - популярные техники

С проблемами в управлении временем на работе сталкиваются все, но особенно хорошо они знакомы тем, кто работает с соцсетями. Ведь общение с клиентами невозможно спланировать - в один день будет затишье, в другой - всплеск активности в личке и комментариях, а вам, помимо постоянного реагирования на запросы, необходимо выполнять и другие, не менее важные, задачи.  

Ситуация усугубляется, если вы работаете удалённо - в отличие от коллег из офиса, вам приходится дисциплинировать себя самостоятельно, а на это тоже необходимы ресурсы, особенно когда вы по уши в делах. Если не расставить приоритеты, вас может затянуть текучка - и потратив целый день на мониторинг и разгребание сообщений, вы не успеете выполнить стратегически важные задачи. Вы и не заметите, как подкрадется чувство неудовлетворенности, которое начинает изрядно подъедать настроение и сказываться на общей продуктивности. 

Чтобы помочь вам сохранить эффективность и возможность наслаждаться рабочим процессам, мы собрали несколько простых рекомендаций по тайм-менеджменту специально для тех, кто работает с соцсетями. 

Пункт 1: Планируйте

Пожалуй, планирование - одна из важнейших составляющих управления личным временем. Оно помогает структурировать все необходимые задачи, сегментировать их по важности и срочности.

Самый простой способ планирования - составление списка. С дедлайнами и четкими, насколько это возможно, критериями оценки. Не обещайте себе сделать больше, чем вы можете, ведь невыполнение задачи сильно сказывается на настроении и самооценке. Чтобы объективно определить количество реальных дел, которые вы можете выполнить, например, за день, обязательно выделяйте время на реагирование в сообществах. Эти минутные отвлечения порой складываются в целые рабочие часы. 

Для сммщиков очень хорошо подходит техника тайм-менеджмента, которая называется “Салями”. Её суть в том, что большую задачу вы делите на несколько маленьких: их проще запланировать и “втиснуть” в рабочий график, даже если свободного времени у вас совсем немного. 

Например, задачу “запустить таргетированную рекламу Вконтакте” можно разбить на небольшие подзадачи:

• Создать портрет целевой аудитории и определить подходящие параметры настройки таргетинга;

• Подготовить базы целевой аудитории, если они есть;

• Определить необходимое количество графических материалов и составить ТЗ для дизайнера, передать их и получить результат (или сделать их самостоятельно);

• Создать объявления, настроить таргетинг, бюджет и сроки тестирования, запустить показ объявлений;

• Через 3-7 дней оценить результаты тестирования, при необходимости скорректировать настройки, выбрать наиболее эффективные креативы.

• Запустить таргетированную рекламу на полную мощность.

Также многие специалисты пользуются инструментами проектного менеджмента, например ведут для себя канбан-доски. 

Упрощенный вариант, который помещается во вкладке браузера - программы по управлению проектами по типу Trello. Такие доски помогают структурировать задачи и четко видеть сепарированный на карточки процесс их выполнения.

Создав такой список задач на неделю, вы легко сможете распределить их выполнение по рабочим дням и дополнять их в рабочем режиме. Ещё один важный момент - добавлять в доску задачу сразу же, как только она появляется - так вы сможете оценить текущий объем работы и гибко корректировать план на день. 

Пункт 2: Задайте рамки рабочего дня 

Суровая правда жизни: если вы не создаете для себя условий разделения работы и личной жизни, вы будете неэффективны. Особенно это касается удаленщиков, ведь у них работа всегда “с собой”. Поэтому важно четко разделять рабочее время и время, когда вы отдыхаете, а лучше - вообще не притрагиваетесь к гаджетам ;) 

Определите для себя часы, когда вы полностью погружены в работу.  При этом нужно учитывать всего 2 момента:

• Собственная продуктивность, на которую влияет и ритм жизни в целом, и учет биологических часов;

• Время, когда вашим заказчикам важно, чтобы вы были на связи. 

Учитывая рабочее время, задачи можно распределить на блоки по срочности и важности. Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты и увидеть, чем вам стоит заняться в первую очередь. 

Она подразделяет задачи на 4 основных группы:

1. Срочно и важно. Это задачи, которые нужно сделать в первую очередь.

2. Не срочно, но важно. Это следующие задачи по приоритету: нужно сделать их при первой возможности.

3. Срочно, но не важно. Это тот ряд задач, которые нужно научиться делегировать (и не обязательно помощникам - можно инструментам).

4. Не срочно и не важно. От выполнения данных задач стоит отказаться в принципе, или отложить на самый последний момент.

Встройте эти задачи в рамки вашего рабочего дня: так вы увидите, за что надо приняться первым делом, а что можно отложить. 

Пункт 3: Дисциплинируйте себя

Очевидно, что ваша эффективность вырастет в разы, если вы будете сконцентрированы на рабочем процессе и не будете отвлекаться. 

Для этого была придумана техника тайм-менеджмента “Помидорро”. Ее суть проста: 25 минут вы занимаетесь решением необходимой задачи, не отвлекаясь ни на что (само собой, закрыв соцсети и другие лишние вкладки браузера), а потом отдыхаете 5 минут. 

Можно распланировать весь свой рабочий день в режиме “Помидорро”.

Как это сделать?

1. Для начала вспомните технику “Салями” и разделите все задачи на небольшие пункты, каждый из которых можно выполнить за 25 минут;

2. Запланируйте, сколько будет длиться ваш рабочий день. Обдумайте заранее, сколько времени вам необходимо будет потратить на перерывы: например, 5 минут между задачами, перерыв на обед - 1 час, перерыв на прогулку - 30 минут.

3. Подсчитайте, сколько задач вы сможете взять на себя, чтобы успеть сделать их за рабочий день.

4. Распределите выбранные задачи в порядке, в котором вы будете их выполнять. Поздравляем, план готов!

Обязательно установите трекер рабочего времени и запускайте, когда вам нужно сконцентрироваться на решении задач. Это позволит вам не забывать о перерывах.

Пункт 4: Экономьте время с помощью автоматизации

Хвала техническому прогрессу и IT, сегодня мы можем себе позволить делать больше и тратить на это меньше времени, всего лишь используя инструменты для автоматизации. Какие рабочие процессы можно делегировать программам?

• Постинг: используйте сервисы для автоматического размещения ваших постов в то время, которое вы запланируете;

• Построение отчетов: разделы статистики в соцсетях и автоматизированных сервисах помогут вам не верстать отчеты самостоятельно, а просто формировать их на основе имеющейся статистики. 

• Мониторинг и общение в сообществах: Angry.Space создаст для вас единое комфортное пространство, куда будут попадать все сообщения, комментарии и @упоминания из всех ваших соцсетей, отвечать на которые вы сможете там же. 

Эти инструменты автоматизации снимут с вас рутину, чтобы вы могли заниматься творческими и интересными задачами, не теряя мотивации в текучке. А наши секреты тайм-менеджмента и продуктивности помогут вам грамотно выстроить рабочий день так, чтобы вы получали от работы удовольствие и не забывали, за что полюбили свою профессию.