Контроль фрилансера: три уровня сложности

Как часто бывает, что вы поручаете кому-то работу, проходят все сроки, и вы сами все делаете, чертыхаясь и думая разное про исполнителя. А он сдает работу в 23:55. Хочется потребовать, чтобы он заплатил ВАМ, ведь это вы все сделали. Но формально все сдано вовремя.

Эффективность — слово, которое «замылилось» и надоело. Но само понятие эффективности никуда не делось, вам действительно придется наладить контроль эффективности — чтобы получать нормальные результаты и не сидеть до полуночи в ожидании ответа фрилансера.

Эффективность может быть и отрицательной

Эффективность — соотношение затрат (временных и финансовых) к полученному результату. Нас не удовлетворит сам факт выполнения задачи, важно видеть, что задача выполнена в срок и на нее не потрачены избыточные ресурсы. Нам нужны инструменты, помогающие оценить и качество результата, и затраты.

Какие критерии можно использовать для анализа эффективности?

• время решения задачи;
• количество выполненных задач за период;
• структура текущих задач: сколько в работе, просроченных, на доработке;
• затрачиваемые ресурсы.

Контролировать эффективность можно по-разному. Все зависит от задачи — можно ли измерить что-то кроме сроков, сколько у вас исполнителей, как много параметров нужно контролировать.

Календарный план работ

Самый простой способ контролировать работу удаленного сотрудника —  календарный. Удобно использовать тот, к которому будет одновременный доступ у вас и фрилансера — например, Google Calendar.

В календаре фиксируем поставленные задачи и время. Для каждого типа задачи назначается цвет (к примеру):

• новые — зеленые;
• в работе — желтые;
• просроченные — красные;
• на доработке — голубые.

Сотруднику проставляется задача по дням:

Когда сотрудник приступает к работе, он меняет цвет задачи и пишет комментарий:

Если задача просрочена:

Задачи на доработке:

Google Calendar показывает количество задач во временном отрезке, «растянутость» одной задачи во времени.

Преимущества календаря:

• бесплатный метод;
• наглядность — это почти диаграмма Ганта;<
• поддерживает обратную связь через комментарии в ячейках;
• уведомление о любом изменении в календаре приходит на почту.

Недостатки метода:

• процесс не автоматизируется — все создается вручную;
• нельзя анализировать данные — календарь только помогает собрать и визуализировать;
• не подходит для работы с несколькими сотрудниками — все очень быстро запутается.

Метод подходит тем, кто вынужденно обратился к фрилансеру для выполнения нетиповой для компании задачи (к примеру, изменение логотипа компании, доработка сайта, рекламный текст).  И не подходит для анализа эффективности отдела сотрудников.

Считаем в табличке

Для оценки эффективности нужно задать следующие известные параметры:

• результат в числовом эквиваленте — к примеру, +1000 новых записей к клиентской базе;
• период выполнения задачи — к примеру, рабочий месяц — 24 дня;
• интервал отчетности — 1 день.

Давайте считать, что для достижения плана необходимо добавлять в базу в среднем по 42 записи в один рабочий день (1000 записей / 24 рабочих дня).

Для расчета эффективности используем обычную таблицу в Google Sheets. Заполняем известные данные:

Прописываем формулу для расчета значений в строке «Эффективность»: = В2/В3. И применяем ко всем ячейкам.

По мере того, как фрилансер будет вносить данные,  вы будете видеть эффективность работы за день либо любой другой выбранный расчетный период.

Преимущества метода

• доступный бесплатный инструмент, требующий минимальных настроек и базовых знаний по работе с таблицами;
• позволяет добавлять комментарии:

• позволяет контролировать действия — вы увидите, если таблица будет заполнена в последний момент;
• визуализирует выполнение плана;
• дает хороший инструментарий для анализа;
• отправляет моментальные уведомления при внесении изменений в документ;
• позволяет легко дать доступ руководству для отчетности.

Недостатки метода

• не подходит для ведения многозадачных проектов;
• для каждого удаленного сотрудника необходим отдельный документ;
• не подходит для проектов, в которых невозможно отобразить результат в единицах;
• просчитывает эффективность сотрудника в рамках одного проекта.

---

Корпоративный портал Битрикс24

---

Готовые программные решения

Системы управления компанией позволяют отслеживать эффективность удаленного сотрудника по гораздо большему срезу показателей.

В корпоративных системах есть инструменты постановки задач, можно учитывать время, потраченное на выполнение, следить за количеством новых, выполненных и просроченных задач. Предусмотрен и контроль качества работы сотрудников — через оценку выполнения задачи.

Контролирующий сотрудник выставляет оценку, а в ней учитывает те параметры, которые «не понимает» система. Это может быть лень сотрудника, постоянные задержки при ответах на комментарии, нарушение требований к проекту и т.п.

Преимущества программного решения

• система регистрирует время в проекте и коммуникации по проекту, а это позволяет правильно оценить вклад удаленного сотрудника и корректно рассчитать оплату труда;
• программа постановки задач автоматически контролирует время, фиксирует все показатели: качество и сроки выполнения, выполнение смежных задач.
• система генерирует отчеты по деятельности сотрудников. Отчет может отображать деятельность удаленного сотрудника, группы сотрудников, всего отдела. Он создается автоматически, учитывает все полученные в ходе выполнения задания данные, снижает процент человеческих ошибок или невнимательности.

Если вы перевели сотрудника на удаленку из офиса, отчеты за период покажут, насколько упала или выросла эффективность сотрудника. Если же вы привлекли удаленного сотрудника в проект, вы увидите, насколько удаленный сотрудник эффективнее штатных или наоборот;

• Подключение к системе постановки задач дисциплинирует и организовывает сотрудника. В Google Таблицах и Календаре фрилансер остается один на один с руководителем проекта, не видит взаимосвязи между его задачей и бизнес-процессами компании. CRM показывает удаленному сотруднику, звеном какой цепи процессов он становится, кто от него зависит, от кого зависит он.

Недостатки программных решений:

• стоимость и сложность интеграции, приучение сотрудников к работе в системе;
• обучение нового сотрудника работе с программой и донесение корпоративных правил;
• риск допускать человека со стороны в систему (этот риск снижается за счет настройки экстранета и ограничения доступов).

Что же выбрать?

Предложенные варианты оценки эффективности подходят для разных типов проектов.

Google Calendar показывает ход выполнения задач, которые невозможно отразить количественными показателями — к примеру, создание сайта или рисование иллюстраций. Это наименее удобный метод анализа эффективности, так как фиксирует исключительно дни выполнения и комментарии исполнителя. Собственно аналитика остается за руководителем.

Таблицы больше подойдут для тех проектов, где результат можно разбить на меньшие составляющие (прозвон базы клиентов, рассылка коммерческих предложений, сбор контактов, постинг). Такой подход отражает эффективность на протяжении всего проекта и позволяет принять своевременные меры, чтобы не сорвать сроки — привлечь помощника к выполнению, делегировать задачи другому исполнителю и т.д.

Таблицы и календарь помогут тем, кто не готов внедрять комплексные решения для оценки эффективности.

CRM анализирует значительно больше параметров, в оценку включается человеческий фактор. Так, даже вовремя выполненная задача может получить низкую оценку контролирующего, если исполнитель нуждался в постоянной помощи и разъяснении простейших процессов, долго не выходил на связь, выполнил работу некачественно, в проекте было много доработок.  Программа позволяет оценивать эффективность нескольких удаленных сотрудников и выводить результаты в аналитический отчет.

Эти инструменты лишь косвенно могут повлиять на уровень продаж, конверсию, лояльность клиентов (через повышение качества товара/услуги и соблюдения сроков выполнения задач), но они обеспечивают функционирование всех бизнес-процессов внутри компании.