Диаграмма Ганта: нехитрый инструмент, который однажды спасет ваш проект

Сейчас все мы регулярно видим воплощение этой идеи — столбчатую диаграмму Ганта (иногда ее также называют ленточной диаграммой). Почему именно этот график так прижился в нашей жизни и в самых разных сферах труда?

(ниже читайте подробную статью)

В ХХ веке инженеры всего мира уже признали, что управление предприятием — это наука, где нужно думать и систематизировать. В 1903 году Тейлор выпустил книгу «Цеховой менеджмент», а польский инженер Кароль Адамецкий сделал доклад об аналитических методах планирования производства. Именно Адамецкий предложил изобразить производственный процесс на графике.

С графиками, безусловно, работали и раньше: еще в 1765 году Джозеф Пристли отмечал на столбчатой диаграмме периоды жизни известных личностей, а 31 год спустя Уильям Плейфер представил свой «Коммерческий и политический атлас», где графически были отражены статистические данные. Но это были частные случаи — о системном использовании графика как инструмента пока никто не думал. Адамецкий был первым, кто предложил сделать это в промышленности.

Основой промышленности тогда были металлургия и машиностроение — отрасли, где нужен серьезнейший контроль времени, затрат и процесса в целом (представьте себе заклинивший станок или прожженную сталеплавильную печь). Именно их Адамецкий и взял для научной работы. Он анализировал работу прокатного стана и не только отмечал на графике производственные операции, но и фиксировал, сколько времени тратилось на каждую из них. При передаче изделия с одного участка на другой какое-то время неизбежно терялось —  за счет этого Адамецкий предложил повысить производительность. Без нового оборудования и больших затрат — нужно было просто убрать временные разрывы и синхронизировать этапы там, где это возможно. А для наглядного изображения этого Адамецкий как раз и использовал столбчатую диаграмму.

Если бы польский инженер опубликовал свою работу на английском, то диаграмма, скорей всего, носила бы его имя. Но он не сделал этого, и сейчас мы называем график «диаграммой Ганта». Американский инженер Генри Гант (Henry Laurence Gantt, в русской транскрипции пишется одно Т) привел диаграмму в тот вид, в котором мы знаем ее как производственный инструмент. Впервые он использовал график, чтобы наглядно представлять руководству отчет о проделанной работе. А в книге “Organizing for Work” Гант подробно описал, как правильно работать с диаграммой: «пространство, которым представляется на схеме время, должно соответствовать тому объему работ, который должен быть произведен в это время». Иными словами, за единицу измерения работы берется необходимое время, а задачи, которые нужно выполнить, отмечаются на графике.

По примеру Ганта и другие инженеры стали использовать его график в управлении предприятием. Задачи, выполненные за месяц и за год, отмечались отдельно от текущих, чтобы не сбивать с толку. А еще Гант ввел полезную практику показывать на диаграмме, как поступает сырье и оборудование от подрядчиков — также с аккуратным разделением по месяцам.

Диаграмма Ганта сделала производственный процесс наглядным и понятным.

В годы Первой мировой войны Гант работал в Департаменте флота США. Нужно было так организовать сотрудничество частных оборонных заводов и государственных арсеналов, чтобы управлять поставками оружия и контролировать судостроение. К концу войны в США была 431 верфь, где работало около 350 000 человек. За восемнадцать месяцев войны там было построено 1300 судов. Во многом это заслуга Генри Ганта, который использовал для координации работ свои методы управления предприятием, в том числе и знаменитую диаграмму. Она позволяла точно следить за ходом работ и принимать меры, если где-то возникала заминка.

В каких инженерных проектах ХХ века сыграл важную роль этот в общем-то несложный график? Самые известные — строительство плотины Гувера и сети федеральных дорог в США. А в 1980-х годах диаграмма Ганта «перекочевала» в IT-индустрию, где и по сей день служит программистам и создателям разнообразного ПО. Сейчас методы Ганта слегка потеснили гибкие методы разработки, но и там — на коротких отрезках — диаграммы по-прежнему могут быть полезны.

Тогда и сейчас

Все создатели корпоративных систем — это нынешние последователи Ганта. Именно там используется его диаграмма —  для управления проектами и персоналом. В первом случае она показывает, сколько операций нужно провести в проекте, во втором — сколько задач выполняет работник.

Конечно, это удобно — сотрудник в любой момент может предъявить график со словами: «У меня и так 30 задач, куда мне больше!»

Неудобно только тем, кто трудится «на отвяжись»: когда все твои дела у тебя на мониторе, уже не получится сказать, что ты забыл о парочке из них или о сроке их выполнения.

Корпоративный портал Битрикс24

Постановка и контроль

В системах управления компанией диаграмма Ганта выглядит вот так:

Работы или задачи изображаются как полоски. Движение полоски — это ход работ. Красные штрихи — конечные точки. Вертикальная полоса —  сегодняшнее число, она сдвигается каждый день. На вертикальной оси отмечаются задачи, на горизонтальной — время. Группировать задачи можно не только по длительности, но и по таким важным критериям, как оценка, приоритет, плановые трудозатраты (трудозатраты надо предварительно внести в программу).

На графике можно отметить вехи. Это контрольные точки в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. Вехи позволяют наглядно отобразить необходимость синхронизации, последовательности в выполнении различных работ. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта.

Зачем держать перед глазами сроки сдачи проекта?

Так понятнее, сколько уже пройдено, сколько еще осталось и когда бить тревогу. Если календаря перед глазами нет, нам кажется, что времени еще много. И только при движении отметки на временной шкале мы осознаем, как же быстро на самом деле оно идет.

Диаграмма Ганта — это графическое выражение производственного процесса. Она тонко намекает, что мы здесь не развлекаемся, у нас вообще-то все серьезно. Вы  руководитель? Следите, совпадают ли темпы с намеченными сроками, и если видите отклонения — примите меры. Вы исполнитель? Это работает и в обратную сторону: если вы завершили свою задачу досрочно — вы вправе рассчитывать на бонус и соответствующее отношение к себе (как к человеку ответственному).

Планирование

На диаграмме вы видите не только длительность задач, но и их взаимосвязь. Если без завершения одной задачи невозможно начать другую, это отмечается на графике, и перед вами выстраивается полный алгоритм завершения проекта. Еще одна интересная штука, которую можно отследить по диаграмме Ганта — это временные потери. Если первая задача уже неделю как завершилась, а вторая до сих пор не начата, надо выяснить, в чем причина и как ее устранить. Это называется «выстраивать производственную цепочку» и особенно часто хромает в стартапах, организациях с нестабильной структурой, а также при большой текучке и резком росте компании.

Сейчас диаграмма Ганта в теории и практике управления проектами фактически считается стандартом для отображения структуры работ по проекту.

«А мне-то это зачем? — спросит исполнитель. — На задачи свои смотреть? Так я их и в ежедневник прекрасно запишу! Понапридумывали тут всякого…»

И будет очень далек от истины!

«Столбики» диаграммы Ганта позволяют проследить не только за сроками, но и за зонами ответственности — кто чем занимается и по чьей вине тормозит проект. В системах управления компанией у каждой задачи, отображенной на графике, есть свой постановщик и ответственный, а значит, видно, за кем какие операции закреплены.

Диаграмма Ганта не формирует зубодробительных отчетов по 70 показателям — но это и не нужно. Самая важная ее функция — это достоверный учет рабочего времени. Его видит и руководитель, и исполнитель. Да, сейчас этот метод может показаться примитивным и банальным — но именно за счет своей незамысловатости он объективен. Благодаря своей простоте диаграмма Ганта отражает факты без путаницы, искажений и подтасовок (если искусственное затягивание проектов, конечно, не вошло в систему на уровне компании). И фиксирует для вас точные данные о рабочем времени — его распределении, затратах, потерях и о том, на что из них обратить внимание для максимальной эффективности.