Трехточечная оценка проекта

Об одном из методов оценки проектов рассказывает Макс Зайцев – Head of Digital Department в Digital Lab. Среднее время чтения – 6 минут. 6 полезных минут!

Digital Lab, Digital Lab

В этот раз мы поговорим об оценке проекта. На самом деле, здесь даже неважно, какого проекта, и совсем необязательно проекта в IT. Возможно, вы решили построить дом или сделать ремонт.

Существуют разные методологии оценки проектов. Сегодня речь пойдет об одной из них, но это не значит, что она лучшая или использовать нужно только ее. И на самом деле их много! Вполне возможно, что у каких-то компаний разработаны собственные. Если поделитесь в комментариях, будет круто и полезно.

Стоит сразу оговориться, что трехточечная оценка – это не моя идея, не я ее автор. Я лишь нашел ее и периодически использую. На основании своего личного опыта могу сказать, что метод относительно простой.

Суть метода

Как можно догадаться из названия, оценка производится по трем точками. То есть мы фактически получаем 3 оценки.

Как мы это делаем? Сначала получаем задачу и пытаемся максимально ее декомпозировать. Например, берем таблицу с общей задачей и максимально разбиваем на мелкие подзадачи: так мелко, как нам позволяют наши опыт, время и знания.

Потом каждой подзадаче (например, дизайн, разработка каталога и т. п.), которую мы декомпозировали, даем три оценки. Они могут быть в чем угодно – деньгах, часах работы и т. д. Например:

Минимальная – 4 000.
Средняя (или экспертная) – 11 000.
Максимальная (или пессимистичная) – 20 000.

Что значит каждая из них? Разберемся!

Минимальная оценка – абсолютный минимум, физически сделать быстрее/дешевле/как-то еще просто невозможно. Данная оценка – самая быстрая и не учитывает риски.

Экспертная – ее получаем от эксперта, который уже выполнял такую задачу и может оценить ее с точки зрения своего личного опыта. Например, он 10 раз разрабатывал каталоги и с большой вероятностью может корректно оценить, сколько времени займет такая работа. Вместо разработки каталога может быть строительство дома или что-то совершенно из другой сферы.

Максимальная оценка – оценка с вероятностью 95%, что именно таких ресурсов нам избыточно хватит на реализацию. Условно, если нам надо сделать каталог, мы берем 3 дизайнеров, 3 разработчиков, 2 проджектов и т. д. И с такими ресурсами мы выполним работу аж 1,5 раза!

Как использовать

В теории все 3 оценки можно показать клиенту. Но тут очень высока вероятность того, что в ответ вы услышите: «Ну ок, кайф, делаем за 4 000». Поэтому важно быть уверенным, что клиент адекватен, с ним установлен хороший контакт, он вам доверяет и не сомневается в экспертизе.

Демонстрация сразу 3 оценок упростит бюджетирование проекта и вызовет меньше вопросов в будущем, если что-то пойдет не так. Можно будет сослаться на пессимистичную оценку и напомнить, что вы не подписывались сделать все за 2 дня с минимальными затратами.

Но чаще всего показать нужно 1 цифру.

Формула расчета

Применяем формулу:

(1 минимальная оценка + 4 экспертных + 1 пессимистичная) / 6

В примере выше, где минимальная – 4 000, экспертная – 11 000, а пессимистичная – 20 000, результат будет равен 11 333.

В итоге получается очень близкая к экспертной оценка, при которой мы уходим от минимальной, но не доходим до пессимистичной. Именно экспертной оценке мы доверяем больше всего.

А среднее арифметическое здесь не работает. Когда речь идет о крупных проектах/тратах, разница между средним арифметическим и подсчетом по данной формуле получается существенной.

Для нашего примера среднее арифметическое равно 11 666.

Оценка в графике

Вероятность того, что мы уложимся в минимальную оценку, стремится нулю – это практически невозможно.

Вероятность того, что мы уложимся в экспертную оценку, конечно, не 100%-ная, но она стремится к 100 %. Чем ближе итоговая оценка к экспертной, тем выше вероятность, что все пройдет нормально.

Пессимистичная оценка имеет меньшую вероятность, чем экспертная: вряд ли нам действительно потребуется столько для реализации проекта. И она постепенно стремится к нулю в процессе того, как мы вкладываем все больше ресурсов. Можно пессимистично оценить, что на строительство землянки потребуются 3 млрд долларов, но это вряд ли окажется реальностью, даже если очень постараться.

Обычно итоговая оценка немного превышает экспертную. Например, дизайнер сказал, что сделает задачу за 3 часа, вы просчитали риски и решили заложить часа 4–4,5. А на самом деле дизайнеру понадобилось 3,5 часа.

Мы оцениваем так не каждый проект – только те, в которых не уверены. Например, нетипичные задачи, с которыми еще не сталкивались, или задачи, для оценки которых нам не обойтись без помощи коллег. В случае с типовыми задачами мы берем экспертную оценку и прибавляем к ней стандартные риски, которые во многом зависят от клиента.

Метод в работе

Этот метод требует периодической актуализации при ведении проекта. Через определенные промежутки времени стоит вбивать инфу о затраченных средствах и отслеживать тренд – попадаем ли мы в заранее оговоренные средства/сроки или уже нет. Здесь поможет график сгорания проекта, о котором мы расскажем в следующий раз.

А вы используете в работе метод трехточечной оценки? Делитесь опытом в комментариях и спасибо за внимание!

Ваш Digital Lab.