Как принимают управленческие решения в IT-Agency и «Додо Пицца»

В IT-Agency и «Додо Пицца» часть управленческих решений принимается коллективно. Чтобы структурировать процесс принятия решений и помочь группе договориться, мы используем фасилитацию рабочих встреч.

Изучая материалы по фасилитации, мы обратили внимание, что везде даются только общие советы. Рассказываем на примерах, как это работает у нас и у коллег.

Что такое фасилитация

Фасилитация — это метод проведения рабочих встреч. Цель фасилитации — сделать так, чтобы участники услышали друг друга и смогли принять важное решение коллективно.

Рабочую встречу курирует модератор, он контролирует ход обсуждения и помогает вовлечь всех участников в процесс. Модератор обычно подбирает инструменты и методы так, чтобы решить задачу рабочей группы.

Как мы принимаем решения в IT-Agency с помощью принципа фасилитации «консент»

Раньше значимые решения принимал совладелец и директор агентства Сева Устинов, но после трансформации в IT-Agency почти все решения принимает Совет.

Сейчас в состав Совета входят 12 руководителей направлений, которые могут влиять на внутренние процессы в агентстве.

В некоторых отделах, например, у менеджеров ответственный сотрудник в Совет избирается каждый квартал. В других направлениях в Совет входит руководитель направления  

Совет принимает решения по внутреннему развитию IT-Agency:

• Внести изменения в отчётность агентства, чтобы один показатель считался по уточнённой формуле.
• Нанимать или нет выделенного HR-специалиста.
• Повышать ли верхние границы по зарплате для старших и партнёров.

До консента мы уже пробовали принимать решения группой. Мы использовали метод, при котором каждый может принять решение, если нет блокировок — это не касалось денег, найма и увольнений. У такого подхода был существенный минус — иногда обсуждение стоило дороже решения. Например, когда принимали решение купить в команду маркетинга фотоаппарат за 80 000 рублей, обсуждения стоили около 120 000 рублей. Бывало так, что блокировкой просто пользовались без анализа того, как блокировка повлияет на агентство.

Постепенно начали появляться базовые принципы принятия решений и мы пришли к принципу консента. Консент — принцип, согласно которому мы принимаем решения, если они не приносят вред агентству.

Базовые принципы принятия решения коллективом через консент зафиксировали в документе, чтобы все члены Совета могли с ним свериться.  

Внедрение метода поручили Наташе Ганецкой из команды развития агентства. Наташа погрузилась в официальные руководства и адаптировала метод под агентство. Чтобы транслировать новый метод на всех, Наташа составила инструкцию — «Алгоритм принятия решений». Алгоритм помогает всем членам Совета понять, как правильно вынести вопрос на обсуждение, как презентовать свои аргументы против текущего порядка. 

1 апреля 2021:

Наш ведущий разработчик, Слава Кулик, поднял вопрос о правилах учёта некоторых категорий расходов в отчётности агентства, потому что текущие правила сильно ограничивают развитие его направления.

В канале Слака «Совет агентства» Слава описал проблему, предлагаемое решение и желаемый результат. Он также привёл реальные кейсы, где сталкивался с этой проблемой.

2 апреля 2021:

Совет обсудил вопрос на регулярной пятничной планёрке. По пятницам у всех членов Совета есть специальный часовой слот, чтобы обсудить появившиеся вопросы. Совет попросил Славу оформить его идею в доксе по правилам и с примерами.

5 апреля 2021:

Слава скинул в канал Совета докс с проблемой, предлагаемым решением и примерами ситуаций.

5 апреля 2021:

На понедельничной планёрке Совет обсудил докс с правилами и принял решение, что мы можем попробовать новые правила. Замечаний и блокировок не было. Важно: решения принимаются в понедельник, но предварительно фактура обсуждается в пятницу, чтобы у всех было время составить своё мнение по вопросу.

Сейчас все значимые и управленческие решения принимаются по пятницам на Совете. Каждую встречу проводит модератор или инициатор решения по алгоритму принятия решений.

Советы от Кости: 

1. «Адаптируйте методику под себя. Не бойтесь что-то менять и исключать. Например, в агентстве метод консента на 100 % не подходил, но нам удалось перестроить его под себя.

2. Постройте процесс так, чтобы фасилитатора можно было удалить. Зафиксируйте письменное описание процесса и донесите это до всех. Если постоянный модератор заболеет, важно, чтобы совещание всё равно могли провести.

3. Определите, зачем в компании внедрять новый процесс и нужно ли вообще это делать? Если в компании все решения принимает основатель и это никого не беспокоит, то и не стоит вводить фасилитацию рабочих встреч».

Отзыв Севы Устинова о методе консента:

«Вроде работает. Вроде неплохо».

Как принимают решения в «Додо Пицца» с помощью фасилитации

В сети «Додо» есть управляющая компания и партнёры-франчайзи. Раньше решения управляющей компании сразу транслировались на партнёров без сбора обратной связи. У такого подхода был минус — партнёры могли высказать своё мнение о новом решении только после его внедрения.

Было принято решение создать Совет партнёров, чтобы получать обратную связь напрямую. В Совет входят партнёры-франчайзи и представители управляющей компании, которые поделены на рабочие группы по направлениям.

Заседания Совета проходят раз в квартал. Последнюю встречу готовила и курировала модератор, чтобы заседание проходило эффективно.

Основные цели Совета:

• Получить обратную связь и предложения от партнёров по работе управляющей компании.
• Укрепить доверие и ощущение команды между Советом партнёров и управляющей компанией.