Интервью COO Rubinstein Media: как выстроить эффективную digital-коммуникацию в команде

Более четырёх лет Артур руководит операционной деятельностью Rubinstein media и курирует работу сотрудников более, чем в 3 странах. Артур знает, как выстроить коммуникации с сотрудниками на удаленке, организовывать совещания и планерки в интернете, а также приумножать эффективность дистанционных команд. 

Пандемия оказала большое влияние не только на экономику, но и на рынок труда и корпоративные коммуникации. В текущих реалиях актуально сохранять фокус на бизнес целях и правильно управлять сотрудниками в формате удаленной работы. 

- Артур, пожалуйста, расскажи как сохранять правильное целеполагание и бизнес фокус при удаленной работе?

В Rubinstein media мы делим цели на глобальные и профильные. Сначала мы определяем основные векторы развития компании, далее определив и зафиксировав глобальные цели мы структурируем их на более детальные, исходя из компетенций и навыков наших сотрудников. Мы используем Trello, а также практикуем рабочие звонки не реже одного раза в неделю. На онлайн-планерках мы доносим основные векторы и цели для наших сотрудников. Очень важно уделять внимание коммуникации - сохранить ДНК компании и приумножить результаты помогает чёткое целеполагание. Важно правильно распределять задачи фиксируя их и сроки выполнения. Конкретные измеримые результаты очень важны для понимания задач удалёнными сотрудниками. Именно поэтому мы стараемся предельно четко формулировать наши ожидания от сотрудников. 

- Как выявить и правильно использовать сильные стороны коллег в международной команде? 

В нашей компании собралась команда из Израиля, России, Молдовы и Армении. Безусловно, каждая нация привносит свой неповторимый колорит в работу. К примеру, мы заметили, что люди в России очень ценят стабильность, в Израиле -  IT и инновации, в Армении традиции и взаимовыручку, а в Молдове - искренность и открытость. Коллектив из разных стран хорошо дополняет друг друга. Часто на переговорах мы с нашим CEO Михаилом видим как важно использовать в коммуникации все ресурсы. И если мой главный ресурс спокойствие и ровный тон диалога, то Михаил привносит в коммуникацию драйв и энергию. Таким образом нам удаётся удерживать баланс в общении с заказчиками и клиентами, которое тоже часто происходит онлайн. Компания Rubinstein media это, главным образом, о людях и про людей. Поэтому коммуникации мы придаем большое значение.

- Какие инструменты для внутренних коммуникаций лучше подойдут для дистанционной работы? 

Главное в процессе коммуникации это удобство, поэтому мы используем мессенджеры и чаты. Важно создавать чаты по основным проектам и для основных департаментов. Помните, что нет ничего хуже, чем куча мёртвых чатов. Используйте этот мощный инструмент с умом: в небольшом количестве чаты оживят ваш бизнес и ускорят процессы, но если их слишком много - результат теряется. Ещё один незаменимый помощник в удалённой работе - Гугл документы. Приложение позволяет отслеживать все правки и работать над одним документом или таблицей в команде. Ссылки на Гугл документы легко и просто отправляются, а различные опции позволяют настроить разные уровни доступов для каждого из сотрудников. Это очень удобно, особенно, если речь идёт об удалённой команде. 

- Как бороться с выгоранием сотрудников на удаленке? 

Важно понимать своих сотрудников. Эмпатия и хорошие взаимоотношения помогают избегать кризисов и наращивать производительность команды. Отсутствие четких границ руководитель-подчиненный и ровный неформальный тон общения помогают сотрудникам чувствовать свою значимость в команде. Это очень важно. При этом важно понимать, что мы все люди и даже самые яркие прагматики не в силах отключить полностью свои эмоции, поэтому в некотором роде выгорание бывает неизбежно. Важно принимать этот процесс. Конечно всё зависит от сотрудника и его мотивации. Нужно стараться сохранять профессионализм и держать эмоции под контролем. Нельзя полностью абстрагироваться от личного - хорошо помогает разделение личного и рабочего пространства. Мы в Rubinstein media ценим людей, сотрудников и стараемся сохранять неформальный подход без потери качества работы. Многие компании начали использовать онлайн тимбилдинг, корпоративы и даже экскурсии. Это также важно, в процессе такого общения руководитель лучше узнаёт своих сотрудников, что является залогом продуктивности как для руководителя, так и для сотрудника. Важно поддерживать ровный и дружелюбный тон общения - страх, как правило, редко служит на пользу бизнесу. Внутренние коммуникации и взаимодействие это фундамент вашего бизнеса. 

- И в завершение, кому нужно переводить и наращивать пул международной команды? 

Есть ряд отраслей,которые нельзя перевести в онлайн. К примеру, производство продуктов, стоматология - одни из них. Но даже таким отраслям нужно наращивать свою представленность в сети. Такие компании могут использовать частичную удаленку или аутсорсных сотрудников. Бухгалтерия, маркетинг, разработка - все эти сферы бизнеса можно перевести в онлайн. Многие гиганты сегодня работают исключительно в онлайне. При переводе своих сотрудников на дистанционный режим, важно быстро адаптировать их. На первых этапах это может быть даже более жёсткий контроль, чтобы избежать потери продуктивности. Пандемия показала нам что мы все можем очень быстро адаптироваться. В подтверждение, предлагаю вспомнить как быстро взлетели акции Zoom. Конечно онлайн не передает и не заменяет живое общение и энергетику,но при этом онлайн встречи очень хорошо экономят время и в итоге их удаётся проводить больше. Я считаю, что в каждой компании должна быть взаимозаменяемость между сотрудниками. Важно, чтобы административный персонал был взаимозаменяем и бизнес был в некотором смысле автономным. Отпуска, больничные, семейные обстоятельства - всё это не должно выбивать вас и ваш бизнес из коллеи. Важно прививать сотрудникам мультизадачность. Кстати сегодня есть большое количество аутсорсных компаний, сдельный аутсорс отлично экономит бюджет и ресурсы. К примеру, мы привлекали программиста на аутсорсе. Прописав понятные задачи и наши ожидания для разработчика, мы смогли выгодно закрыть задачи на сдельной основе без потери эффективности. Чёткие таски (task - дело, задача) и сдельная система сотрудничества хорошо экономят время и ресурсы каждой из сторон. Это особенно важно в кризис, когда бизнесу нужно двигаться и при этом экономить свои ресурсы. Долгосрочное планирование, понимание целей бизнеса и грамотная постановка задач помогут качественно вести дела с сотрудниками вне зависимости от типа их работы. Удаленная работа сегодня - тренд, я желаю всем вам использовать его на благо своего бизнеса. Помните, что бизнес это всегда про взаимоотношения - как с сотрудниками, так и с клиентами. Мы в Rubinstein Media стараемся уделять большое внимание людям - раскрывать потенциал сотрудников и бизнеса наших клиентов вне зависимости от географии. 

Артур Хасанов в Инстаграм