Кейс ВкусВилла: как эффективно организовать удалённую работу оптимизаторов и разработчиков

Чтобы сделать редизайн сайта ровно в срок

IT-Agency ㅤ, IT-Agency

Кейс ВкусВилла: как эффективно организовать удалённую работу оптимизаторов и разработчиков

Информация в кейсе актуальна на 2019 год.

Летом 2019 года ВкусВилл запускал новую версию сайта и пригласил нас, чтобы мы сохранили им органический трафик. Это было несложно. С такой задачей справится любой толковый SEO-специалист.

Особенность этого проекта в том, что мы уложились точно в срок, хотя редизайном занималось несколько подрядчиков: одна команда отвечала за старый сайт, другая — за новый, а мы — за трафик.

Сложность при работе с тремя автономными командами в том, что они не общаются лично. Обсуждение и согласование задач происходит через менеджеров, аккаунтов, продуктов — и это еще не все участники коммуникационной цепочки. Из-за этого сроки проекта могут затянуться. В моём опыте были и такие случаи, когда проект вообще летел в тартарары из-за неправильной организации.

На ВкусВилле всё было по-другому. Мы предложили продукт-менеджеру Мелору Курдованидзе работать с разработчиками напрямую, чтобы исключить из процесса лишних посредников. Кажется, мы всё сделали правильно — проект закрылся ровно в срок, через три месяца.

В этом кейсе не будет ничего о таблице соответствия URL или прочей оптимизаторской операционке. Я расскажу о том, как на проекте с редизайном построить процесс коммуникации так, чтобы не сорвать дедлайн.

3 основные проблемы в управлении SEO-командой подрядчика

Лично общаться с исполнителями SEO-задач

Редизайном сайта ВкусВилла занималось три команды:

Первая команда — аутсорс-разработчики, которые готовили новый сайт и отвечали за выполнение 95 % SEO-задач.
Вторая команда — аутсорс-разработчики, которые работали с 5 % SEO-задач на старом сайте.
Третья команда — мы — аутсорс-оптимизаторы, которые ставили задачи по SEO первой и второй командам.

В классической модели управления связующим звеном между нами и разработчиками стал бы продукт-менеджер ВкусВилла Мелор Курдованидзе. Если бы мы согласились на такой формат, процесс для нашей команды выглядел так: оптимизатор выдаёт ТЗ ведущему, ведущий — продукт-менеджеру, он передаёт его разработчикам, собирает вопросы и замечания, потом возвращается к нам — и так по кругу. Это неэффективно.

Мы считаем, что работать через посредника неудобно. Чем больше людей участвует в диалоге, тем больше возникает непонимания

Нам не хотелось работать в режиме испорченного телефона, поэтому мы обсудили с продукт-менеджером ВкусВилла другой формат работы: чтобы я ставила задачи по SEO напрямую программистам.

Чтобы влиять на приоритет SEO-задач, мы попросили продукт-менеджера внедрить нас в процесс разработки. Так все вопросы решаются в моменте

Составить и показать продукт-менеджеру конечный план работ по SEO

Естественно, нам не просто так разрешили ставить программистам задачи напрямую. Сначала нам надо было доказать, что мы знаем, что делаем.

На самой первой встрече мы согласовали с продукт-менеджером ВкусВилла план работ и договорились о промежуточных дедлайнах. План основывался на опыте предыдущих проектов, но учитывал и особенности проекта ВкусВилла. Все SEO-задачи были разделены на те, которые нужно выполнить до редизайна и после.

Наш план работ по SEO для редизайна сайта. Это база, которая поможет другим оптимизаторам сохранить трафик на новом сайте

План работ по SEO для редизайна сайта. Он помогает не забыть о небольших SEO-задачах, которые иногда откладывают на потом из-за их простоты

Чтобы сохранять контроль над проектом, мы предложили работать недельными флайтами. По вторникам мы созванивались с продукт-менеджером ВкусВилла, чтобы рассказать о выполненных задачах за прошлую неделю, согласовать план работ на следующую и решить какие-то сложные вопросы. Такие созвоны длились не более 10–15 минут.

Регулярные планёрки по SEO на клиентских проектах

Мелор Курдованидзе, продукт-менеджер ВкусВилл: «При выборе исполнителя была важна автономность — чтобы никто ни за кем не следил.
Чтобы все вели себя как взрослые ответственные люди».

Работать в таскменеджерах разработчиков

Для общения разработчики использовали Телеграм, Basecamp и Трелло. Мы добавились везде, чтобы общаться с ними в удобной для них среде.

Задачи для первой аутсорс-команды мы ставили в Basecamp, а чат в Телеграме использовали на случай срочных вопросов. Мгновенная реакция на сообщения в чате выручала, если на проекте случались ошибки.

Однажды мы поставили задачу не той команде. Если бы коллеги не забили тревогу в чате, мы бы обнаружили ошибку только к концу проекта, а так — решили проблему за 20 минут: всех предупредили, написали новые требования и продолжили работу.

Без чата все бы пошло по-другому: тимлиду первой команды аутсорс-разработчиков пришлось бы писать продукт-менеджеру, вводить его в курс дела и просить поскорее исправить ошибку. Думаю, что это заняло гораздо дольше, чем 20 минут.

Скриншот переписки: тимлид разработчиков написал об ошибке в 11 утра, а к 11:20 мы уже писали новое ТЗ. Если бы мы работали через продукт-менеджера, проблема бы не решилась за 20 минут

Со второй командой аутсорс-разработчиков мы тоже общались напрямую, но через Трелло. Нас добавили на нужную доску, где мы сами создавали карточки, описывали задачи, ставили срок и назначали ответственных.

Так как эта команда отвечала всего за 5 % работ на проекте, чат в Телеграме не понадобился. Жаль, потому что команда — классная, все задачи решались максимум за два дня.

Такая прозрачность в общении помогла нам создать атмосферу инхаус-команды, которая сидит в одном офисе. Все вопросы решались быстро и без посредников, как если бы мы обсуждали их на общей кухне за чаем. Не было напряжённости, недомолвок или обид из-за недопонимания.

Виктория Палешко, оптимизатор IT-Agency: «Редко удаётся поработать с такой быстрой и чёткой разработкой со стороны клиента.
В какой-то момент я поняла, что трек задач с помощью нашей таблицы внедрения — ненужный инструмент на данном проекте. Пока мы дублировали задачу из таскменеджера в таблицу, её уже сдавали на проверку. В итоге мы от неё отказались и следили за ходом работ только в Basecamp».

Результат: мы выпустили новый сайт без потери трафика ровно в срок — день в день

Благодаря такому подходу к работе, мы сдали проект с фиксированным временем и бюджетом в срок. Работоспособность подхода доказывает отчёт по выполненным задачам: за 52 дня наши коллеги закрыли 178 задач из 180 запланированных.

На проекте ВкусВилла мы работали с удаленной разработкой клиента напрямую, поэтому влияли на приоритетность SEО-задач. Общение без лишних согласований помогло сдать проект ровно в срок

24 июня разработчики клиента выкатили новый сайт ВкусВилла с тем же поисковым трафиком.

24 июня выкатили новый дизайн: поисковый трафик остался на прежнем уровне — задача выполнена. Просадка 24 и 25 июня случилась из-за слетевшего счётчика ЯМетрики

ВкусВилл — не первый заказчик, для которого мы сохраняли трафик на новом сайте, но это первый проект с редизайном, который мы закончили день в день. Секрет успеха, на мой взгляд, в том, что у нас был заранее подготовлен план работ по SEO, и все участники проекта общались без посредников. Надеюсь, моя история поможет другим продукт-менеджерам и оптимизаторам решить проблему съезжающих сроков на похожих проектах.