Автоматизируй это: безболезненный перевод сотрудников на «домашний офис»

Кто мы и какой у нас опыт в этом вопросе

Мы разрабатываем систему учёта рабочего времени CrocoTime с 2013 года. Последние три года мы помогаем российским и международным компаниям — от маленьких семейных предприятий до нефтегазовых гигантов и банков — управлять рабочим временем в офисе и при удалённой работе.

Наш опыт подтверждает, что перевод даже части сотрудников на удалённую работу уже даёт серьёзную экономию. Одна из логистических компаний перевела на удалённую работу отделы, где сотрудники выполняли стандартизированные задачи, такие как ввод данных в базу и оформление договоров с клиентами. Затраты на аренду офиса сократились на 50%, а на отказе от части лицензий дорогого программного обеспечения сэкономили 15% IT-бюджета.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

А как у «них»?

Поднимая тему домашнего офиса, можем для начала взглянуть на западные рынки, которые традиционно обгоняют российский в уровне менеджмента и управления персоналом на несколько лет.

За последние 20 лет количество удалённых сотрудников в Штатах выросло в 4 раза. В 2015 году в США 37% работников частного сектора работали удалённо. Американские частные и государственные компании стараются таким образом решить много разных проблем: от экономии денег до защиты окружающей среды (меньше белых воротничков едут в офисы — меньше газов выбрасывается в атмосферу).

Почему это важно для России

В городах разное количество специалистов. Профессиональные ресурсы в России распределены неравномерно. Найти высококлассного менеджера в городке с населением 200 тыс. человек очень сложно. Иногда в отдельном городе может вообще не быть представителей отдельных профессий, например переводчиков, SMM-специалистов или инженеров-проектировщиков. Переводить всю компанию в Москву из-за 2-3 специалистов нецелесообразно.

Разные зарплаты в регионах. Двукратный разрыв между столичными и региональными зарплатами сохраняется уже много лет и никаких предпосылок для его сокращения пока нет. Если ваш программист из Москвы, вы платите 80-100 тыс. руб, а если он живёт и работает в Саранске, где средняя зарплата в 2,5 раза ниже, то вы экономите 50-60 тыс. руб. на одну штатную единицу.

Новая рыночная ситуация. Доходы россиян продолжают снижаться, а с ними и покупательная способность. Каждая компания ищет способ компенсировать снижение среднего чека. Новая рыночная ситуация (а вовсе не временный «кризис») будет сохраняться и дальше. Клиенты тратят меньше, конкуренция и издержки растут. Чтобы выжить на рынке, компаниям нужно экономить как можно больше денег.

Падающая производительность труда. В России, к сожалению, продолжает снижаться производительность труда. Немалую лепту в этот процесс вносят и традиционные офисные проблемы: шум, постоянные отвлечения на общение с коллегами, никому не нужные многочасовые совещания и бюрократизация процесса принятия решений.

Что нас ждёт

Несмотря на всё это, количество удалённых сотрудников в России невелико. В 2014 году таких было около 2,53 млн человек — примерно 4% от всего количества занятых (68 млн).

Однако 20% российских компаний планируют в 2016 году увеличить количество удалённых сотрудников, а к 2020 году каждый пятый россиянин, занятый в частном секторе, будет работать вне офиса. Экономия от перевода на «удалёнку» составит к тому времени более 1 трлн рублей, говорится в исследовании «J’son & Partners Consulting».

Многие компании уже создали такие офисы. И если раньше это были, в основном, колл-центры крупных брендов, то теперь «удаляют» и маркетинговые подразделения, и бэк-офисы крупных банков и страховых компаний.

Финансовые выгоды от перевода очевидны; открытым остается только вопрос сохранения продуктивности распределённых компаний. Владельцы опасаются внедрять «удалёнку» из-за высоких первоначальных затрат на IT-инфраструктуру, менеджеры боятся утратить контроль, а HR-департаменты сетуют на невозможность эффективной мотивации удалённых сотрудников. Объём работ по переводу кажется гигантским, но на практике это не так.

4 шага к удалённому офису

Планирование

Продуктивность невозможна без планирования, поскольку это измеримая мера соответствия результата затраченным силам и средствам. Грустно, что многие компании часто не имеют текущих планов работы вообще, ведь всегда можно пойти в соседний отдел или к руководителю и узнать, «что у нас на эту неделю».

Мы часто предлагаем своим пользователям комбинацию из двух инструментов: CRM-системы (например, amoCRM или «Битрикс 24») и Google-Календаря.

Большинство CRM-систем построены на принципе планирования и контроля каждой сделки от первого контакта до состояния «После оплаты». При этом все сотрудники, имеющие доступ к информации о клиентах и контактах компании, могут вносить данные о том, что они сделали по конкретной сделке или контакту и ставить напоминания о целевых действиях. На электронную почту сотрудника каждое утро приходит список задач, которые он должен сегодня сделать по каждой сделке.

Задачи должен формулировать не робот, а менеджер или другой сотрудник. Формулировки желательно задавать максимально чёткие: «Позвонить, проконтролировать получение документов» или «Подготовить презентацию продукта для банковской сферы».

Особенно важно, что все эти напоминания складываются в план работы по каждой сделке, по направлению работы и по компании в целом. Встречи и планерки, даже если они и будут проводиться по видеосвязи, тоже должны быть чётко спланированы. Это необходимо из-за того, что у каждого члена распределённой команды свой график (менеджер может поехать днём на встречу, а программисты любят работать ночью: поэтому, чтобы они «встретились», нужно договориться об удобном для всех времени).

Если вы каждый день посвящаете 10 минут планёрке по задачам на сегодня, вносить её в план не обязательно. Но если вы хотите обсудить с участниками команды важные инициативы, работу по ключевым клиентам или подарок на день рождения любимому бухгалтеру — создайте событие в общедоступном календаре (вот как это делается, например, в Google Календаре) и каждый участник будущего совещания получит уведомление о его времени и сможет подготовиться к продуктивному обмену информацией.

Совместная работа

Для совместной работы работы над задачами распределённые компании могут использовать программы аналогичные Wrike, Teamer или Workstation. Главное удобство таких программ — возможность ставить задачи в реальном времени. Сотрудники сразу получают уведомление о новой задаче в виде оповещения на экране.

Такая программа поможет чётко соблюдать сроки. В большинстве из них есть поле ввода точной даты и даже времени «сдачи» работы. Настройте напоминания внутри интерфейса программы или по электронной почте и сотрудник уже не сможет забыть о делах, которые должен сделать (руководитель может регулярно проверять список выполненных и просроченных дел).

Если нужно сделать что-то, для чего у одного сотрудника нет навыков (установить программу или быстро обработать картинку в графическом редакторе), для этого идеально подходит программа удалённого доступа к рабочему столу.

Например, TeamViewer подключается к удалённому компьютеру за несколько секунд. Сотрудник с нужной квалификацией может подключиться к компьютеру своего коллеги из любой точки планеты и настроить там всё, что нужно, параллельно объясняя свои действия голосом по Skype.

Общение команды

Skype был золотым стандартом для удаленной работы много лет. Но из-за многочисленных экспериментов и нововведений в дизайне интерфейса и уведомлений, программа постепенно превращается в главный раздражитель (*Прим. редакции: а еще он довольно часто «глючит»).

Мы рекомендуем использовать Skype только для общения с клиентами (особенно полезна его функция демонстрации экрана) и для совещаний продолжительностью более 10 минут. В остальное время программу лучше переводить в режим «Нет на месте» — так вас не будут отвлекать всплывающие сообщения.

Оперативные вопросы удобнее решать с помощью мессенджера. Например, Telegram поддерживает десктопную и мобильную версию, где чаты синхронизируются мгновенно. Главное удобство мессенджеров в том, что сотрудники могут общаться как всей командой, так и лично, даже если не знают номеров друг-друга. Создайте отдельные чаты для каждого проекта или департамента, чтобы отделам и командам проектов было удобно обсуждать их внутренние задачи.

Использование мессенджера более логично и с точки зрения доступности удалённых сотрудников. Если у вас срочное дело — напишите короткое сообщение и сотрудник мгновенно получит звуковое уведомление о проблеме на мобильный телефон и вернётся к работе.

Оценка производительности

Как оплачивать удалённую работу? В офисе все сидят с 9:00 до 18:00, но дома человек работает в удобное для него время (если график не регламентирован). Другой важный фактор — нужно понимать:

• что уже сделано,
• кто над чем работал и работает.

Для постоянного мониторинга работы распределённого офиса можно использовать автоматическую систему учёта рабочего времени. Такая программа считает, сколько времени отработал сотрудник сегодня или за любое другое время, какими программами и сайтами он пользовался во время рабочего дня.

Отчёт «Структура дня» показывает всю информацию на одном экране: время начала работы, текущая задача, типы задач и топ самых часто используемых программ и сайтов

Если сотрудник отошёл от компьютера больше, чем на пять минут, при возвращении к работе тайм-трекер автоматически напомнит ему о задаче, которую он выполняет и спросит, нужно ли завершить её или продолжить.

Система учёта рабочего времени поможет сразу понять продуктивность работы всех сотрудников и верно оценить возможности команды. Если менеджер точно знает, кто сколько времени работал в каждой программе и что отвлекает сотрудников от работы, он может быстро и точно создать удобный график для каждого сотрудника.

Сегодня на рынке тайм-трекеров более 500 активных игроков. В США подобное ПО используют 75% компаний, в России пока только 10-15%. Среди лидеров часто называют американские Toggl, Harvest и Asana.

Пока вы ещё не Facebook

В интервью Сиб.фм директор по маркетингу сервисов компании «Яндекс» Андрей Себрант сказал, что «работа по созданию продуктов будущего делается в огромных офисах».

«В представлении людей, работа будущего — это когда все сидят в Таиланде или на Гоа, когда полный фриланс. Но Apple, Google, Facebook запрещено нанимать фрилансеров», — отметил Себрант.

Несомненно, это так. Но если вы не создаёте «продукты будущего», а просто принимаете заявки на ремонт автомобилей или делаете чертежи систем вентиляции, вам не нужен огромный офис со SPA-центром и сигвеями.

Приводить в пример Google или Facebook приятно и интересно; это сразу привлекает внимание. Но уровень организационной культуры, а главное, финансовые возможности этих компаний не идут ни в какое сравнение с мебельным магазином в Тольятти или дизайн-студией в Кирове.

В основе продуктивной удалённой работы лежат устойчивые коммуникации, постоянная оценка производительности, уверенность руководителей в своей команде и ответственность сотрудников.

Для большинства компаний из реального сектора экономики домашний офис — хорошая возможность работать эффективнее (если принимать за определение эффективности сокращение издержек и рост прибыли).

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.