Как автоматический учёт рабочего времени меняет компании

80% американских компаний используют приложения для учёта рабочего  времени или таймтрекеры (time tracker). В жёстком мире капитализма, где время — это деньги и нет ничего личного, работодатель не хочет платить за недоработку, а сотрудник скрупулёзно считает каждый предназначенный ему доллар.

В России более адекватного определения этому подходу, чем «автоматическая система учёта рабочего времени», ещё не придумали.

Как это работает?

Автоматическая система учёта рабочего времени — это компьютерная программа для управления человеческим капиталом и повышения продуктивности работы.

Агент программы устанавливается на компьютер и автоматически собирает информацию о том, какими программами и сайтами пользовался владелец компьютера. Время работы в каждом приложении или на сайте считается по нажатиям на клавиши и кликам мыши. Если не кликать больше 5 минут, система начнет учитывать время как «некомпьютерное».

Пример интерфейса программы по тайм-трекингу (в данном случае CrocoTime): показано общее рабочее время сотрудников. Можно просмотреть статистику компании в целом, каждого отдела и каждого сотрудника

Администратор разделяет программы и сайты на «Продуктивные» и «Непродуктивные» для каждого отдела или сотрудника. Фиксируя время работы в разных типах программ, система показывает, сколько сотрудник работал продуктивно, и выявляет отвлекающие факторы.

В России такие программы не очень популярны. Не более 15% компаний сейчас используют автоматические решения для учёта времени, и почти никто не устанавливает такое ПО при открытии компании или на старте проекта.

Систему устанавливают чаще всего в двух случаях

1. Нужно узнать, на что уходит рабочее время

Большинство владельцев компаний лишь в общих чертах знают, чем занимаются их сотрудники: дизайнеры делают дизайн, сейлзы продают. На самом деле, сотрудник каждый день делает десяток разных задач, а у срыва сроков может быть несколько разных причин. Когда менеджмент думает, что проект постигла неудача из-за нехватки или неграмотного распределения времени, кому-то поручают найти программу для учёта времени.

2. Нужно понять структуру бизнес-процесса и определить объём вклада каждого члена команды в стоимость проекта

Если над одной и той же задачей работают несколько членов команды, важно понять, кто делает больше, — не только для справедливой оплаты, но и для понимания уровня квалификации. Таймтрекер покажет, что у двух сотрудников со схожими задачами может уходить на их закрытие разное количество времени.

Один программист может работать на C++ и Java, но оплата этих работ будет совершенно разной. Таймтрекер в этом случае помогает разделить время на «дорогое» и «дешёвое».

Синие полоски — задачи, которые внёс сотрудник. Можно посмотреть, сколько времени команда проекта работала над разными этапами и задачами. Отфильтровать треки можно по результату или типу задачи

Если продолжать аналогию программиста, то в конце месяца он сможет посмотреть, сколько он разрабатывал на каждом из языков и сравнить количество времени, потраченного на проекты, со своей прибылью.

Несмотря на разные цели, изменения в компании, которая автоматизировала учёт рабочего времени, должны начинаться с первого дня.

Первый месяц: узнаём, кто в компании не работает

Вначале 100% менеджеров увлечены идеей контроля. Каждую минуту поступает огромное количество новой информации о работе офиса.

Один из наших пользователей нашел сотрудника, который играл в «шарики» по 5-6 часов в день. В другой компании в офисе работал полноценный онлайн-кинотеатр (фильмы смотрели целыми отделами). Среднее количество времени, которое сотрудники тратят на работе впустую, варьируется от 15% до 30%.

Система показывает время работы с каждой программой, приложением или документом

Список отвлекающих факторов типичен: первое место в 90% случаев занимают «ВКонтакте» и Facebook, на втором — интернет-магазины и новости.

Изучать и анализировать тут особо нечего.

Через пару месяцев: осваиваем инструмент управления процессом

Когда тяга к контролю ослабнет (это происходит уже через месяц), в компаниях задумываются над тем, что делать с этими данными.

Дизайнер уверен, что не справляется и ему нужен помощник. Менеджер проекта посмотрит статистику работы за 1-2 месяца. Если, кроме своих «профильных» программ, он много работал с ТЗ, это может означать, что он делал не свою работу и причина «завала» в том, что технические задания недостаточно детальны и дизайнерам приходится часто обращаться за консультациями.

Отдел разработки сдаёт все проекты в срок. Само по себе это хорошо, но с помощью системы учёта и анализа рабочего времени можно узнать, что из трёх сотрудников отдела 80% рабочих операций делает лишь один человек. Зачем вам ещё два программиста?

Отпадёт необходимость постоянно отвлекать сотрудников вопросами о том, чем они в данное время занимаются. Теперь вся информацию доступна онлайн круглосуточно.

Чёткое понимание, кто сколько времени работал, повышает степень удовлетворенности сотрудников зарплатой и снижает риск штрафных санкций, которые стали бичом больших компаний.

Через год: точно знаем, на что потратить время, чтобы получить больше прибыли

Устанавливать систему на короткое время бесполезно. Глубокий анализ ценности разных процессов для итоговой стоимости продукта возможен только при использовании большого объёма данных.

Только после её использования в течение более одного года, сравнив показатели, можно получить вполне исчерпывающие сведения о работе бизнеса:

• понять сезонность в продуктивности работы;
• определить резервы времени и людей;
• узнать себестоимость работы по каждому проекту и по каждому этапу проекта;
• детально подсчитать вклад каждого сотрудника в ключевые процессы бизнес-модели компании;
• знать, какой процесс самый важный для достижения результата, и посвящать ему максимум времени;
• отказаться от бессмысленных трат времени на социальные сети и YouTube;
• повысить уровень доверия клиентов к вашей команде через более точные отчеты о затраченных на работу ресурсах.

Что дальше?

В 2016 году спрос на автоматический учёт рабочего времени может вырасти на 20–25%. В условиях низких цен на нефть при снижении потока доходов компаниям придется всеми силами оптимизировать рабочий процесс. И речь тут уже не идёт о сокращениях персонала. Всех, кого нужно, уже сократили в 2008 и 2015 годах.

Всё больше компаний переводят сотрудников на удалённую работу. Переход на такую модель без учёта времени не возможен. 70% российских работодателей с радостью перевели бы своих сотрудников на удалённую работу, чтобы экономить на аренде офисов, но они сомневаются в том, будут ли удалённые сотрудники работать так же продуктивно, как в офисе.

Более того, общее решение сотрудника и работодателя использовать систему учёта рабочего времени повысит уровень взаимного доверия и поможет избежать авралов и стресса.

Через 30 лет понятие «рабочее место» исчезнет навсегда. Массив облачных технологий на стыке IT и HR сделает любой непроизводственный труд «удалённым» (хотя само это понятие тоже исчезнет). Цифровое предприятие будущего — не точка на карте или комната в бизнес-центре.

В рамках этой трансформации основной задачей станет не исполнение рутинных функций вручную, а создание и модификация автоматически исполняемых процессов. Этот процесс будет нарастать с большей скоростью в первую очередь в секторе услуг и сервиса.

Чтобы не отстать от общего для всего мира процесса, российским компаниям уже сейчас нужно задуматься о включении этих технологий в свои бизнес-модели.

Опыт компаний по внедрению тайм-трекинга

Дмитрий Изосимов Руководитель отдела по работе с партнерами TimeInformer

«Мы используем собственную систему учета рабочего времени, и все сотрудники, естественно, это знают. Конечно, внедрение подобных систем не всегда проходит гладко. Сотрудников, и наших в том числе, можно условно разделить на две группы. Одних крайне напрягает мониторинг их ПК, другие воспринимают этот факт равнодушно — „я работаю, что плохого может показать система?“.

Думаю, эффективность контроля рабочего времени можно показать только на примере. У нас был случай, когда сейлы до 3 часов рабочего времени в день тратили на игру World of Tanks. С „танкистами“ провели беседу, ситуация улучшилась. Когда беседы не помогают, приходится наказывать „рублем“ — депремировать. Если и это не помогает специалисту, ему остается искать другое место работы. Ведь подобное отношение к рабочим обязанностям вредит в целом продуктивности и отношениям в коллективе. Конечно, онлайн-игры — не единственная проблема, и помимо этого хватает таймкиллеров: соцсети, развлекательные ресурсы, чаты и форумы. Можно говорить о том, что человеку не хватает интересных задач и потому он тратит время на посторонние дела. Но будем честны, есть люди, которые делают это сознательно, с мыслью „никто все равно не узнает“».

Сергей Варт Head of B2B, Masterzen

«Мы делаем выездной ремонт iPhone, и для нас очень важно, чтобы каждый мастер приезжал к каждому следующему клиенту вовремя.

Мы используем софт, который позволяет совмещать местонахождение мастера с изменением статуса заказа, и таким образом понимаем, что, если, например, мастер задерживается на одном заказе и проводит там больше времени, чем установлено средним регламентом, то следующий заказ этого мастера переносится на другого свободного. А если свободного нет, то автоматически формируется задача в CRM в колл-центр о том, что надо предупредить клиента об опоздании мастера. Таким образом, мы автоматически трекаем исполнение тайминга со стороны мастеров. Также собираем еженедельно статистику и на основе этих данных оптимизируем бизнес-процессы».

Евгений Карюк Исполнительный директор агентства «Биплан»

«Мы долго воспринимали тайм-трекинг как вспомогательный инструмент в работе, рассчитывая на трудолюбие и ответственность специалистов.

Но со временем пришло понимание, что автоматический учёт помогает контролировать бизнесы-процессы в целом, не ставя под сомнения профессионализм сотрудников. Следующим шагом стало внедрение Prima ERP. Сложно понять прибыльность проекта, если ты не знаешь, сколько уходит времени на выполнение задач. Благодаря системе отчетности и показателям затраченных часов, мы получили ответы на два важных вопроса:

1. Сколько мы тратим времени на проект Х?
2. Чем занимается сотрудник Y?

Эта информация помогла нам оптимизировать рабочее время специалистов — какими делами им стоит заниматься, а какие можно отложить на потом. Теперь мы можем видеть всю картину целиком, если пойдем чуть дальше и сведем данные по времени работы с показателями выручки и дебиторской задолженности. В итоге, это нововведение привело к созданию полноценного Dashboard по клиентам.

В первый день внедрения было множество вопросов — „Зачем это? Всем ли нужно заполнять отчет? Как правильно ставить задачи? Принципиальна ли разница в 10-15 минут“?

Мы объяснили, что это не жесткий регламент или суровый контролер, а наш помощник в работе, который всем сэкономит время. Донесли до сотрудников задачи и цели тайм-трекинга. Им понравилось нововведение. Спустя всего неделю специалисты начали заполнять отчеты на автомате, а также использовать информацию и учёт времени для обсуждений внутри команды проекта».

Андрей Тушов Исполнительный директор FreshDoc.ru

«Мы давно используем системы для автоматического учета рабочего времени сотрудников, было рассмотрено (а порой и опробовано) множество сервисов, но в данный момент остановились на Redmine. Мы ведем учет рабочего времени сотрудников компании с большой точностью, время проставляется в задачах и потом суммируется на этапы проектов. Как итог мы видим полную картину расхода человеческих ресурсов компании. Это действительно здорово — понимать, на каком этапе „стопорится“ проект и куда нужно приложить усилия, чтобы возобновить полноценный рабочий процесс. А также на чем остановился сотрудник и где ему нужно повысить предметную квалификацию или „дать волшебного пенделя“.

У нас сотрудники самостоятельно заполняют данные по затраченному времени на своих проектах, контроль за своевременностью внесения данных и их точностью осуществляют руководители отделов. А если задачи разных сотрудников пересекаются, или несколько сотрудников работают над одной задачей, интерфейс программы позволяет оценить загруженность каждого из них. Прогресс не стоит на месте, сегодня бизнесу доступно множество инструментов для мягкого контроля задач и выявления „слабых мест“ проектной работы. Научитесь правильно использовать их, и результаты не заставят себя долго ждать!

Мы знаем, что у юристов и адвокатов в юридическом бизнесе в целом подход более прокачанный, например, при помощи специальных программ, таких как ProjectMate, Jeffit и CasePro и других, полностью отслеживается время, потраченное юристами на работу по клиентскому поручению, и выставляется счёт клиентам на оплату. Там возможны корректировки в ручном режиме, но юристы — это тот пример, где фактически клиенту продается время специалиста».

От редакции

Вопрос к читателям: кто из вас использовал учёт времени или работал в таких компаниях? Был ли бизнес-эффект? Как такой контроль воспринимается сотрудниками? Бывали ли ошибки интерпретации?

А если ещё не сталкивались, то как бы отнеслись к тому, что у вас в компании будут эту систему внедрять? Или, например, вы рассматриваете вакансию и узнаёте, что в этой компании есть автоматический мониторинг времени. И что это для вас? Добро, зло или нечто несущественное?

Поделитесь вашим опытом и мыслями в комментариях.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.